AdoptieImplementatie
29 oktober 2019

10 creatieve manieren om je nieuwe social intranet te lanceren

Na een paar maanden hard werken is het zover: je nieuwe social intranet is klaar. Een deel van je collega’s kan niet wachten om ermee aan de slag te gaan, maar anderen moet je nog even opwarmen. Hoe zorg je ervoor dat je nieuwe intranet direct een succes wordt? We zetten 10 creatieve ideeën voor je op een rij, die je meteen kunt toepassen.

Als NASA een ruimtemissie uitvoert, is de lancering een cruciaal moment. De kostbare raket, het goed getrainde team en al het voorbereidende werk gaan verloren als de lancering mislukt. Hoewel de gevolgen iets minder spectaculair zijn, geldt voor een intranet precies hetzelfde.

Gelukkig werkt het andersom ook zo: een goed gelanceerd intranet wordt vaak een succesvol intranet. Maar wat heb je nodig voor een goede lancering? Regelmatig zijn we bij Embrace verrast door hoe onze klanten het aanpakken. De 10 beste voorbeelden hiervan lees je nu, met creatieve ideeën die je kunt gebruiken vóór en tijdens de livegang. Laat je inspireren!

Vóór livegang

Idee 1: organiseer een namenwedstrijd

Moet je social intranet een naam hebben? Niks moet natuurlijk, maar we merken in de praktijk dat dit erg goed werkt. Het kan een grappige naam zijn, zoals Valkitalki, maar ook een afkorting of een persoonsnaam, zoals Bert of Hugo. Het bedenken van de naam is een goed moment om collega’s warm te maken voor het nieuwe intranet.

Een paar weken voor hun intranet live ging, organiseerde het intranetteam van Gemeente Zoetermeer hier een prijsvraag omheen. Uit het grote aantal reacties kozen ze de winnende naam. Op allerlei plekken hing het team vervolgens posters, met daarop alleen die nieuwe naam. Het doel? Collega’s prikkelen en nieuwsgierig maken.

Het intranet van de BAR-organisatie (de ambtelijke organisatie van de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk) had op het moment dat het live ging nog geen naam. Ook hier bood een prijsvraag uitkomst. Uit alle inzendingen maakte het intranetteam een shortlist van vier namen, waarna medewerkers in een poll op het intranet konden stemmen. De winnaar mocht alle honderd collega’s uit haar domein op gebak trakteren.

Idee 2: maak je intranet persoonlijk

Ook zorgorganisatie Thebe hield een verkiezing rondom de naam van hun nieuwe intranet. De afdeling communicatie bedacht dat bij de winnende naam, Jet, een gezicht hoorde. Jet moest ergens tussen de 25 en 35 jaar oud zijn, niet te dun of te dik en vooral heel sympathiek. Even werd gevreesd dat mensen de illustratie kinderachtig zouden vinden, maar Jet sloeg direct aan. Medewerkers identificeerden zich door deze personificatie vanaf dag één met hun nieuwe intranet.

Jet, de personage van het intranet van Thebe

Idee 3: inspireer je intranetambassadeurs

We kunnen het niet vaak genoeg zeggen: een intranet kan niet zonder ambassadeurs. De Sociale Verzekeringsbank (SVB) organiseerde een inspiratiedag speciaal voor haar intranetambassadeurs: communicatiedag 2018. Mensen werden er enthousiast gemaakt en kregen er bagage mee voor hun rol als redacteur en ambassadeur. Naast interne sprekers waren er ook gastsprekers, zij gaven workshops over bijvoorbeeld het plaatsen van intranetberichten, het schrijven van content en community management.

Early Bird Tickets

Naast de communicatiedag voor ambassadeurs, gaven SVB managers en ambassadeurs de gelegenheid om voor livegang alvast een kijkje te nemen en hun profiel in te vullen. Ze stonden bijvoorbeeld op de managementdag om een sneakpreview te geven en Early Bird Tickets uit te delen. Hierdoor hadden ze al wat gevulde profielen en voelden deze groep zich vast een beetje speciaal.

Idee 4: kondig je intranet aan met een vlog

Video spreekt soms nog meer aan dan tekst. Dat begrepen ze bij HR-dienstverlener ASAP. Het bedrijf maakte een video waarin directeur Hugo Peumans het nieuwe intranet aankondigt. Hij legt uit wat collega’s kunnen verwachten van het intranet, waarom er een nieuw intranet komt en welke functionaliteiten het zal hebben. Een directeur of manager die laat zien achter het intranet te staan, werkt erg goed. Bij ASAP in elk geval wel: mensen reageerden enthousiast op de vlog van hun directeur.

Idee 5: zet een teasercampagne op

Om mensen te prikkelen voor Bob, het nieuwe intranet van NDC Mediagroep, zette het intranetteam een uitgebreide teasercampagne op. Op de mysterieuze website wie-is-bob.nl stond een grote teller die aftelde naar het moment waarop het intranet live ging. Mensen kwamen de link ook tegen op posters, flyers en koffiebekers. Daarnaast kreeg iedereen een geboortekaartje en liet het team stickers maken.

Ook woningcorporatie GroenWest organiseerde in de aanloop naar de livegang van haar intranet een stevige campagne. Het intranetteam deed een posteractie, deelde bonbons uit met het logo van het intranet en zette een fotohokje neer waar collega’s profielfoto’s konden laten maken. Zo’n diverse campagne is een perfecte manier om mensen te betrekken bij wat je aan het doen bent.

Tip:
Stuur collega’s een mysterieuze ansichtkaart waarin je vraagt of ze een hele dag in hun agenda willen blokkeren (de dag waarop je je intranet lanceert, maar dat zeg je er niet bij)

Tijdens livegang

Idee 6: verras mensen met (ludieke) acties

Zowel voor de naam van het intranet (WhatsEpe) als voor het logo ervan liet Gemeente Epe zich inspireren door WhatsApp. Het promoteam deelde groene appels uit op de ochtend dat het nieuwe intranet live ging. De appels pasten bij het nieuwe logo, maar stonden ook symbool voor het goede voornemen om het nieuwe intranet te gaan gebruiken.

Het promotieteam van WhatsEpe

De BAR-organisatie kwamen we eerder al tegen. Op de ochtend dat hier het nieuwe intranet voor het eerst gebruikt ging worden, stonden leden van de projectgroep bij de personeelsingangen van verschillende vestigingen. Ze overhandigden iedereen een quick guide: een dubbelzijdig bedrukte A4 waarop kort werd uitgelegd hoe het nieuwe intranet werkt. Hun belangrijkste oproep aan collega’s? Vul zo snel mogelijk je profiel in!

Tip:
Maak een tof welkomstpakket voor collega’s. Stop er een gebruiksaanwijzing van het intranet in en wat leuke gadgets als een mok, stickers of post-its.

Post it's van het intranet van Gemeente Utrechtse Heuvelrug: Samen@Work

Idee 7: organiseer een profielfoto-actie

Het lijkt een detail, maar zonder (goede) profielfoto’s is je nieuwe intranet niet compleet. Dat snapten ze bij woningcorporatie Accolade. Ze spoorden mensen aan hun nieuwe profiel in te vullen, inclusief profielfoto, door de spiegels in de toiletten te beplakken met een grote sticker. De boodschap was duidelijk, en zette collega’s ertoe aan snel een foto aan hun profiel toe te voegen.

Nog een goed idee in de categorie profielfoto’s: laat een fotograaf langskomen die portretfoto’s van je collega’s maakt. Als je dat doet op de dag dat je je intranet lanceert, kun je mensen meteen motiveren hun profielfoto op het nieuwe intranet in te stellen.

Idee 8: Maak een launchvideo

Je kunt na alle voorbereidingen waarschijnlijk een boek over je intranet schrijven, maar wat dacht je van een video? Wageningen University & Research maakte een launchvideo waarin kort en krachtig de verschillende functionaliteiten van het intranet aan bod kwamen en mensen wat tips en tricks kregen. Iedereen had zo direct een beeld van de nieuwe digitale werkplek.

Tip:
Maak een videohandleiding van het nieuwe intranet, waarin je functionaliteiten uitlegt

Idee 9: Lanceer je intranet op een speciale dag

Het lanceren van een nieuw intranet is een mijlpaal voor je organisatie. Dat vinden wij wel, in elk geval. Om extra aandacht aan dit moment te geven, kun je het doen op een bijzondere dag. Juridisch probleemoplosser ARAG koos voor 5 december, en daar hoorden natuurlijk chocoladeletters bij.

Ook tuinbouwbedrijf Royal Brinkman koos een speciaal moment om haar intranet te lanceren: Valentijnsdag.

Idee 10: Zet een speurtocht uit op het intranet

Spelenderwijs leer je soms het meest. Dat vonden ze bij Bibliotheek Eemland en RegioCultuurCentrum Idea ook. Via functionele hints werden gebruikers meegenomen op een speurtocht door het intranet. Door verschillende functionaliteiten uit te proberen, verzamelden ze letters, die moesten leiden tot een woord. Wie het antwoord vond stuurde dit via een chatbericht naar de community manager. (De speurtocht werd bedacht door Stijn Lauwen van Bibliotheek Eemland)

Gebruik je creativiteit

Mocht je na deze 10 ideeën nog steeds het gevoel hebben dat hét idee er niet bij zit, laat je creativiteit dan vooral de vrije loop. Bedenk een leuke actie waarbij je mensen actief bij de lancering betrekt, en je zult merken dat je intranet een boost krijgt. Dan gaat die raket met een mooie baan de lucht in, en wordt je social intranet een succes.

Pakte je idee goed uit? Laat het ons dan even weten! We zijn benieuwd.