Nieuws & Trends
10 april 2018

6 intranet-trends waar je in 2018 niet omheen kunt

6-intranet-trends-2018-embracesbs

Na dik twintig jaar is het fenomeen intranet stevig ingeburgerd. Het is inmiddels voor veel organisaties simpelweg onmisbaar. Maar welke opmerkelijke functies, eigenschappen of gebruikswijzen van een intranet zien we in 2018? En zijn het nieuwe of blijvende intranet-trends? We praten je in een paar minuten bij.

Hoewel technologische ontwikkelingen in het algemeen bijzonder snel gaan, is dat op het gebied van intranet niet per se het geval. Functionaliteiten worden vaak langzaam maar zeker steeds meer gebruikt; denk bijvoorbeeld aan de toegankelijkheid via mobiele apparaten. Ook de toenemende focus op individuele gebruikers is een trend die al jaren aan de gang is. Daarnaast is de sociale functie van een intranet inmiddels behoorlijk ingeburgerd.

Edwin Cnossen is social business adviseur bij Embrace. Hij is als geen ander op de hoogte van wat er momenteel speelt. “Als er een trend wordt genoemd, is dat vaak een voorspelling”, legt hij uit. “Een jaar later zie je het gebeuren.”

We bespreken met Edwin zes actuele intranet-trends voor 2018. Ze zijn nu al zichtbaar en zullen komend jaar de toon zetten.

intranet trends 2018 embracesbs

1. Van intranet naar digitale werkplek

Intranet is geen recente uitvinding. Sterker nog, het bestaat al ruim 20 jaar. Maar met de overgang van traditioneel intranet naar social intranet veranderde er het nodige. In 2018 is opnieuw een verandering zichtbaar.

“Het intranet is steeds meer een digital workplace aan het worden. Samenwerken en kennisdelen worden daarbij steeds belangrijkere doelen. Dit wordt binnen het intranet concreter gemaakt. Het belang van de integratie met achterliggende systemen wordt hierbij steeds groter.”

Het intranet neemt tegenwoordig vaak een centrale plek in binnen organisaties. “Het wordt gezien als een digitale hub, als startpunt van informatie en van applicaties. We zien een duidelijke verschuiving van social intranet naar digitale werkplek.” Een intranet-trend die niet te missen is.

2. Intranet als hulpmiddel bij onboarding

Als organisatie gebruik je een intranet voor verschillende doeleinden. Veel daarvan hebben te maken met resultaten en werkefficiëntie. Maar er is ook een ander aspect waarbij je intranet een cruciale rol kan spelen. Bij diverse bedrijfsprocessen is het intranet de stuwende kracht. Denk aan het innoveren van processen of het zelfsturend maken van een organisatie. Maar ook voor net aangenomen werknemers is een intranet een uitkomst.

“Een intranet wordt steeds vaker ingezet voor het onboarding-proces, oftewel het inwerken van nieuwe medewerkers. Het faciliteert en versoepelt dit proces.”

"Een intranet wordt steeds vaker ingezet bij het inwerkproces"

“De markt is aan het opbloeien en de economie is weer op stoom gekomen. Dat zorgt voor krapte op de arbeidsmarkt, waardoor veel nieuwe werknemers instromen.” Voor die nieuwe mensen biedt het intranet uitkomst. Denk alleen al aan de eenvoud waarmee een nieuwe medewerker zijn of haar collega’s kan bereiken. Ook het vinden van allerlei relevante informatie en documenten is een intranet voor een nieuwe medewerker eenvoudig.

Meer en meer organisaties beginnen te ontdekken hoe ze hun intranet bij het inwerkproces kunnen gebruiken. We kunnen het daarom met recht een intranet-trend noemen.

Leestip: Bij zorginstelling Thebe hebben zij de branding van het intranet gebruikt als basis voor de arbeidsmarktcommunicatie.

3. Meerdere organisaties werken samen op één intranet

Een opvallende intranet-trend is het delen van een digitale werkplek. Steeds vaker gaan organisaties samen een intranet gebruiken. Het is een praktische oplossing voor organisaties die structureel met elkaar samenwerken.

“Zulke organisaties kiezen voor één omgeving waarin samenwerking en kennisdeling wordt gefaciliteerd. We zien dit bijvoorbeeld bij overheden en gemeenten, of bij waterschappen die samenwerken. Daarnaast komen uitvoeringsinstanties er ook vaak bij.”

Is deze ontwikkeling nieuw? “We zagen het in voorgaande jaren zo nu en dan,” zegt Edwin, “maar de afgelopen tijd duidelijk steeds meer.”

Op Congres Intranet 2018 vertelde projectmanager Femke Stiekema over hoe Drechtsteden 10 organisaties hebben verbonden op een platform.

4. COTS: niemand bouwt nog zijn eigen intranet

Een opvallende intranet-trend: intranetten worden in 2018 niet meer door organisaties zelf gebouwd. Vrijwel iedereen kiest ervoor een gebruiksklaar intranet aan te schaffen. En dat is niet altijd zo geweest. “Er was een tijd waarin bedrijven hun eigen intranetten bouwden, met behulp van bijvoorbeeld Sharepoint.”

Na verloop van tijd bleek dit niet de beste aanpak te zijn. “De ontwikkelaars waren destijds niet aan te slepen en ontzettend duur. De resultaten waren vaak teleurstellend en er werd te veel geld aan uitgegeven. Na een lang implementatietraject en livegang was de boel bovendien zo weer verouderd.”

"Tegenwoordig gaan zelfs de grootste organisaties op zoek naar een kant-en-klare oplossing"

In 2018 zijn extern ontwikkelde en gebruiksklaar aangeleverde intranetten de trend. “We zien dat tegenwoordig zelfs de grootste organisaties op zoek gaan naar een kant-en-klare oplossing. Dat noemen we COTS: commercial off the shelf. Organisaties doen dat niet alleen omdat het financieel aantrekkelijker is, maar ook omdat het resultaat beter is en het sneller te realiseren is.”

5. Een intranet is in een paar weken ingericht

Het ontwikkelen van een intranet is iets dat organisaties tegenwoordig liever uitbesteden. Dat zagen we zojuist al. Maar de snelheid waarmee intranetten samengesteld worden, verandert ook. Pakweg tien jaar geleden waren ontwikkelaars gemiddeld ruim vier jaar (!) bezig, meldde Nielsen Norman Group onlangs.

Steeds snellere ontwikkeling is een duidelijke intranet-trend. In 2018 kost het bouwen van een intranet geen jaren meer. Nielsen Norman Group spreekt van ruim een jaar, maar daar kan Edwin zich niet in vinden: “Tegenwoordig kunnen we in een paar weken een kant-en-klaar intranet opleveren.”

Doordat kennisdeling en samenwerking op een social intranet goed gecoördineerd moeten worden, neemt de adoptie van de digitale werkplek wel de nodige tijd in beslag. Maar na een paar maanden is een intranet niet meer weg te denken uit de organisatie!

6. Office 365 is onmisbaar, maar geen intranet

Office 365 van Microsoft wordt wereldwijd op talloze plekken gebruikt. Het is een compleet pakket aan hulpmiddelen en een ideale aanvulling op je intranet. Maar: “Office 365 is op zichzelf toch echt geen intranet. En daar komen organisaties nu steeds meer achter.”

“Het besef dat Microsoft met dit product geen intranet biedt, dringt eindelijk goed door. De afgelopen jaren kwamen we vaak organisaties tegen die het toch probeerden. Ze dachten: het moet er toch in zitten, met applicaties als Sharepoint komen we een eind.” Hiervan is in 2018 nauwelijks nog sprake.

"Office 365 is een onmisbare set aan tools, maar voor een goed intranet moet je ergens anders kijken"

Voor alle duidelijkheid: Office 365 heb je als bedrijf vrijwel altijd nodig. “Je kunt niet zonder programma’s als Word, Excel, Outlook en een agenda. Het is een onmisbare set aan tools, maar voor een goed intranet moet je ergens anders kijken.”

Intranet-trends in 2018: doe er je voordeel mee!

De komende jaren zullen intranetten een steeds grotere rol gaan spelen. Dankzij voortdurende ontwikkeling groeien de mogelijkheden. Dat betekent automatisch dat het slim is om je in meer zaken te verdiepen, om zo je intranet zo goed mogelijk te kunnen gebruiken.

Veel organisaties beseffen dat een goede voorbereiding belangrijk is. Ze zoeken uit waar hun medewerkers behoefte aan hebben, waar zij tegenaan lopen en op welke manier ze met een intranet zouden willen werken. Verstandig, want als medewerkers je nieuwe intranet niet gaan gebruiken, sla je de plank mis.

Bovenstaande intranet-trends geven je wat inside information over wat er anno 2018 speelt. Heb je een vraag over social intranet? We geven je graag meer informatie. Neem contact met ons of, of download om te beginnen een van onze gratis e-books!