Congressen & Activiteiten
27 maart 2018

Congres Intranet 2018: nieuwe gele boekjes en een Intranet Value Award!

Donderdag 22 maart. Vandaag organiseert Entopic voor de tiende keer het Congres Intranet. Een dag bomvol informatie, inzichten en leveranciers over, voor en van intranet en digital workplace. Een event waar Embrace als expert op het gebied van social intranet niet mag ontbreken, en dus zijn ook wij erbij!

In deze blog een impressie van de dag, met samenvattingen van de keynotes van James Robertson (StepTwo), Dave Gray (Xplane) en Gerry McGovern en van de breakoutsessies van de organisaties Thebe, Drechtsteden en Deltares.

Net als andere jaren vormt ook dit jaar de heldere en frisse atmosfeer van de Polarzaal van Media Plaza Utrecht het kloppend hart van het congres. Met een vierkant podium in het midden en op elke muur een groot projectiescherm is al meteen duidelijk: er staat ons een dynamische dag te wachten. De lichten gaan uit, de spotlights gaan aan en terwijl de beats van Jason Farnham’s Glitz and Glamour door de speakers galmt worden wij vanaf de vier muren door middel van foto’s meegenomen door de sprekers en het programma van de dag.

Op Congres Intranet 2018 lanceerden wij de nieuwste versie van het gele boekje ‘In 7 stappen naar een succesvol social intranet’. Het nieuwe gele boekje bevat cases van o.a. Wageningen University & Research, Mecanoo Architecten en zorginstelling Thebe. Ook hebben we hardcopy’s van alle onze ebooks. Was je niet op Congres Intranet en wil je ook een gratis exemplaar? Stuur dan Simone Rijpma een mailtje!

09.30 uur - Steal with pride

Samuel Driessen is onze dagvoorzitter. Dat heeft hij vaker gedaan, en dus weet hij als geen ander dat het als dagvoorzitter gebruikelijk is een persoonlijke gimmick te hebben. Die van Samuel: een gebroken heup en een tweetal krukken. Al hinkend en hupsend informeert hij de zaal over wat zij vandaag kan verwachten. Een goed gevuld en mooi programma: keynotes van James Robertson, Dave Gray en Gerry McGovern, een Intranet Expo van inspirerende intranetten, keuze uit 19 interessante breakoutsessies verdeeld over drie rondes én de uitreiking van de Intranet Value Award 2018.

Zoals Mads Richard van Intra2 uit Denemarken even later zegt wanneer hij vertelt over de Intranet Expo die er de hele dag zal zijn: “See, discuss and steal.” Het gaat er vandaag om je te laten inspireren op het gebied van kennis, nieuws, tools en samenwerking en hoe jouw intranet en digital workplace daar beter van kan worden. Kennisdeling staat ook hier voorop.

09:45 uur - Intranet als voordeur van een digital workplace

James Robertson van het Australische StepTwo stelt zich voor met de woorden: “I am absolutely abnormally passionate about intranet”. En die passie weet hij goed over te brengen op de zaal. Bevlogen vertelt hij over hoe intranet een krachtig instrument blijft als voordeur van een onderneming en haar digital workplace, en hoe je kunt inzetten op het centraal stellen van je medewerkers en op de digitale medewerkerstevredenheid. Want, zo stelt hij: klanttevredenheid of klantbeleving is belangrijk voor veel organisaties, maar je kunt geen goede klanttevredenheid genereren als je niet ook focust op de tevredenheid van je medewerkers.

“Employees deliver the customer experience.”

Hoe? Dat laat hij zien door diverse voorbeelden van digital workplaces met ons te delen en ons mee te nemen in mogelijke strategieën voor het centraal stellen van medewerkers. Hij benadrukt de essentie van hen begrijpen (“Do actually spend time with them.”) en hoe storytelling een ongelooflijk krachtig instrument kan zijn bij het creëren van draagvlak bij je doelgroep. Daarnaast, zegt hij, is het belangrijk om de lead te nemen, focus te hebben en regelmatige updates en releases te doen.

“Build momentum, take every small opportunity and deliver often!”

10.30 uur - Beelddenken als instrument voor een innovatieve cultuur

Al ruim 25 jaar biedt de Amerikaanse Dave Gray van Xplane advies op het gebied van organisatieverandering. Hij neemt de zaal mee in het gebruiken van beelddenken als instrument voor het intranet om zo te bouwen aan een innovatieve cultuur. Hij stelt dat visueel denken een krachtige benadering is om creativiteit, samenwerking en kritisch denken te verbeteren in een organisatie:

“You can’t fix what you can’t see.”

Dave laat ons verschillende manieren zien van hoe je dit kunt doen en bewerkt de zaal met humor, tips en tricks. Hij vertelt onder andere over hoe zijn vrouw boos op hem is door een droom die ze over hem had; een voorbeeld waaruit blijkt dat beelddenken enorm krachtig lijkt te zijn. Daarbij benadrukt hij hoe belangrijk het is die kracht te gebruiken en emoties in je organisatie te leren zien en te begrijpen. Om dit concreet te maken neemt hij ons mee in een visueel stappenplan waarbij je door middel van tekeningen je doelen kunt bereiken en het gesprek kunt aangaan. Dave:

“When you start drawing, you start talking”.

Er waren maar liefst 19 interessante breakoutsessies te volgen. Drie daarvan heeft Embrace verzorgd: Thebe, Drechtsteden en Deltares.

11.35 uur - Thebe – Thebe verandert. Ons intranet verandert mee.

Hoe groeit intranet mee in een continu veranderende sector? Irma van den Meijdenberg (communicatieadviseur) en Paul Kouwenberg (webadviseur) nemen ons mee in het verhaal van Jet, het social intranet van Thebe. Jet (dat staat voor Jij en Thebe) ondersteunt al 3 jaar de interne communicatie, het samenwerken en het kennisdelen voor alle medewerkers bij Thebe. Jet groeit mee met de organisatie, de structuur van de organisatie, de wensen van de medewerkers (de gebruikers) en Jet blijft zich ontwikkelen.

De zaal leert en ziet van alles: hoe Thebe is gestart, de verpersoonlijking van Jet en de inzet van themapagina’s voor alle medewerkers. Daarbij wordt duidelijk hoezeer Thebe dit alles echt in samenwerking met de medewerkers heeft gedaan, dit nog altijd doet en het grote succes daarvan. Irma:

“Het gaat altijd over Jet, nooit over ‘het intranet’.
Iedereen herkent zich hierin.”

Meer weten? Lees de case van Thebe.

13.20 uur – Drechtsteden – Zo verbind je 10 organisaties op 1 platform

Femke Stiekema neemt ons mee in de wondere wereld van de digitale Drechtsteden. Tien organisaties op één platform met allemaal een eigen, gepersonaliseerde homepage: dat is SID, het social intranet van de Drechtsteden. De gemeenten in de Drechtsteden maken niet alleen gezamenlijk beleid, zij zijn ook samen eigenaar van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (GRD). Een interessant en complex netwerk wat groeit en bloeit door een vernieuwend, eigentijds online platform. Iedere omgeving (lees organisatie) kan zijn eigen informatie en nieuws tonen in een eigen look&feel.

De zaal wordt meegenomen door het proces, de keuzes die gemaakt zijn en de strategische aanpak, evenals door het platform zelf. Een mooi voorbeeld van hoe je meerdere organisaties met elkaar verbindt, zonder de individuele organisatie uit het oog te verliezen.

14.10 uur – Deltares – Marktplaats voor Willie Wortels

Innovaties zijn van levensbelang voor kennisinstituut Deltares. Ze brengen de organisatie vooruit; zonder innovatie geen economische groei, zonder kennis geen innovatie. Om kennis inzichtelijk te maken en innovatie te stimuleren was Deltares op zoek naar meer dan alleen een social intranet. Dat is gelukt met het nieuwe intranet inclusief een speciale plek voor het ideeënplatform. Hier dagen zij medewerkers uit om met nieuwe ideeën en oplossingen te komen op het gebied van water en ondergrond. Het platform leeft en bruist van nieuwe ideeën. Dat gaat niet vanzelf, maar leverde hen al meer dan 100 goede ideeën op en dat brengt hen voorruit. Een aantal van deze ideeën zijn zo goed dat het nu al projecten zijn.

Mariska van Gelderen laat zien hoe dit in zijn werk gaat en hoe het intranet daadwerkelijk bij kan dragen aan de missie van een organisatie. Dat het ideeënplatform waarde toevoegt aan de organisatie wordt nog eens onderstreept met het behalen van de Intranet Value Award:

15.20 uur – And the winner is…

Samuel Driessen hupt weer rond op het podium, de zaal kijkt verwachtingsvol toe. Onderdeel van het programma is de bekendmaking van de winnaar van de Intranet Value Award 2018, waarbij de jury vooral opzoek is gegaan naar organisaties die hun intranet goed laten werken voor hun organisatie en waarbij het platform bijdraagt aan specifieke doelstellingen. Daarbij is een groot aantal inzendingen de revue gepasseerd, waarbij met name opviel: social is totaal ingeburgerd – er gaat niets meer live zonder dat er een sociaal element in zit.

De organisatie die daar met kop en schouders bovenuit steekt is een internationale kennisorganisatie die met veel succes laat zien dat je kennis en ideeën met elkaar kunt delen en zo de organisatie vooruit kan brengen. De winnaar van de Intranet Value Award 2018 is: Deltares!

15.30 uur – Your intranet doesn’t have to suck!

Als laatste keynote speaker laat de Ierse Gerry McGovern ons met veel humor zien hoe je een digital workspace creëert die makkelijk te gebruiken is, waar het MT de meerwaarde van inziet én waar jij trots op kan zijn. Gerry vertelt hoe toonaangevende organisaties dit doen en geeft praktische tips waarmee je direct aan de slag kunt. Ook laat hij ons zien hoe je in kaart brengt wat voor de medewerkers van jouw organisatie het belangrijkste is in hun dagelijks werk, hoe je hun prestaties kunt meten en verbeteren. Een interactieve en leuke afsluiter van een dynamische dag!