Rotterdam blog

De gebruiker centraal bij gemeente Rotterdam

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Sinds december 2015 maken maar liefst 15.000 werknemers van gemeente Rotterdam gebruik van het nieuwe social intranet RIO. Wij spraken Petra Berrevoets, adviseur corporate digitale media, over het verloop van het traject. Ze vertelt over het voortraject waarbij de gebruiker al in een vroeg stadium werd betrokken tot aan de grootste uitdagingen in het project. Wil je weten hoe andere gemeenten ook hun social intranet succesvol hebben ingezet? Lees het gratis ebook: ‘In 7 stappen naar een succesvol social intranet‘.

stel-de-gebruiker-centraal-op-het-sociaal-intranet-gemeente-rotterdam-embracesbs

Waarom hebben jullie gekozen voor een social intranet?

De voornaamste reden om te kiezen voor een social intranet was het afbreken van muurtjes in de organisatie om zo kennis eenvoudiger te kunnen delen. We wilden vooral een intranet waaraan iedereen kan bijdragen. Wij zijn een ontzettend grote organisatie met zo’n 11.000 medewerkers. In zo’n organisatie heb je niet in kaart welke collega’s bijvoorbeeld iets met social media doen. Mensen moeten elkaar gemakkelijk kunnen vinden en het intranet moet het samenwerken aan projecten vereenvoudigen. Dit betekent niet alleen dat je snel moet kunnen zien welke ervaringen, expertises en interesses collega’s hebben maar ook dat je ze eenvoudig moet kunnen bereiken en aanspreken.

reden-om-te-kiezen-voor-een-sociaal-intranet-muren-doorbreken-gemeente-rotterdam-Petra-Berrevoets-embracesbs

Het ging niet alleen maar over het lanceren van een nieuw systeem, ook over het neerzetten van een nieuwe cultuur. Het oude intranet was vooral zenden, maar door het social intranet kunnen we veel meer open en minder hiërarchisch met elkaar omgaan.We gaan met z’n allen slimmer werken en meer van elkaars kennis en ervaring gebruik maken.

In dit gratis ebook van Embrace wordt het implementatieproces uitgebreid besproken.

Hoe verliep het voortraject?

Onder begeleiding van het Rotterdamse innovatiebureau HatRabbits hebben we in februari 2015 met 120 collega’s creatief nagedacht over het nieuwe intranet. In deze 4 sessies zijn ongeveer 2400 ideeën opgehaald. HatRabbits bracht al deze ideeën terug tot een visie: Duidelijk Rotterdams.

Uit de sessies met HatRabbits kwamen een aantal thema’s naar voren waar het social intranet aan moest voldoen. Het nieuwe intranet moest een eenvoudig en gebruiksvriendelijk platform zijn. Prettig in gebruik, leuk om te bezoeken, inspirerend en vooral relevant voor de gebruikers. Een systeem dat het werk leuker en slimmer maakt. Een platform dat gebruikers verrast en toch ook toegankelijk is voor iedereen.

Het nieuwe intranet is een sociaal platform voor de hele organisatie, iedereen moet zich er thuis voelen. We hebben daarom ambassadeurs geworven uit de hele organisatie om het nieuwe intranet te bedenken en testen. Zo kregen niet alleen collega’s van ICT en communicatie de kans om hun mening te geven, maar ook bijvoorbeeld collega’s van beleid en de buitendienst. Voor ons was dat zo’n eyeopener. Het maakte in een keer duidelijk dat het digitale niveau enorm uiteen liep en zo kwamen we weer terug bij de essentie: een intranet met de gebruiker als uitgangspunt.

sociaal-platform-voor-de-hele-organisatie-iedereen-moet-zich-er-thuis-voelen-gemeente-rotterdam-intranet-embrace

Hoe hebben jullie de keuze voor een leverancier gemaakt?

In juni 2015 hebben we een aanbesteding uitgeschreven. Daar kwamen twee leveranciers uit. We hebben deze leveranciers gevraagd om een Proof of Concept aan te leveren. Een PoC is een proefomgeving van de software die de leverancier beschikbaar maakt om de werking van zijn product aan te tonen. Vervolgens hebben we in juli 2015 deze proefomgevingen laten testen door ongeveer 100 collega’s. Embrace was favoriet vanwege de gebruiksvriendelijkheid van het platform.

Wat merk je nu?

We zijn sinds december 2015 live. In de eerste week na livegang waren er al 200 groepen aangemaakt waarin collega’s konden samenwerken. In februari zaten we op 510 groepen. Die groei was wel even schrikken. We zijn nu aan het inventariseren hoe actief al deze groepen zijn. Er worden soms groepen aangemaakt over onderwerpen die al bestaan of veel op elkaar lijken. Bijvoorbeeld een marktplaats waar mensen concertkaartjes uitwisselen en een groep kunst- en cultuurkaartjes. Wanneer een groep 6 maanden niet actief is geweest, dan is de afspraak dat we na overleg met de groepsbeheerder de groep archiveren.

Is iedereen zichtbaar op het social intranet?

We hebben met diverse bijeenkomsten en presentaties alle lagen van de organisatie proberen te betrekken bij het intranet. De groepen gaan van collega’s van een kinderboerderij, tot stadswachten, beleidsmedewerkers en directeuren. Er zijn natuurlijk ook mensen met koudwatervrees en tegen hen zeggen we ‘er kan niks stukgaan dus probeer maar gewoon’. Onze gemeentesecretaris vervult een echte voorbeeldfunctie. Hij zit ook in onze stuurgroep. Bij livegang heeft hij een blog geschreven met als boodschap dat fouten maken mag en dat Rotterdam een stad is van ‘durven en doen’. Hij is zelf waanzinnig fan van social media en dat helpt natuurlijk enorm.

voorbeeldfunctie-op-het-sociaal-intranet-gemeente-rotterdam-fouten-maken-embrace

Wat zijn jullie toekomstplannen?

De gemeente is een grote organisatie en er zijn veel nieuwsberichten uit de clusters, waarvoor tussen het organisatie-brede nieuws geen plek was. In de volgende release zit daarom een widget die het mogelijk maakt om cluster specifiek nieuws te filteren. De gebruiker krijgt zo alleen de relevante nieuwsberichten te zien op de startpagina.

We inventariseren via de tag #wish welke wensen collega’s nog hebben. Haalbare wensen die vaak genoemd worden leggen we voor aan de leverancier. Zo blijft de hele organisatie betrokken bij de innovatie van ons intranet.

Verder willen we vooral kijken in welke werkprocessen het sociaal intranet waarde toe kan voegen. Waar lopen collega’s in de dagelijkse praktijk tegenaan, waarbij het intranet een rol kan spelen? Dat hoeven niet altijd ingrijpende processen te zijn. Het gaat juist veel meer om de kleine acties met grote impact.

Leren hoe het social intranet waarde toe kan voegen binnen jouw organisatie? Lees het in ons gratis ebook: ‘Social Werkt’.

Wat waren de grootste uitdagingen in het project?

De grootste uitdaging is de schaalgrootte van de organisatie, dit maakt het lastig om iedereen mee te nemen. Ik heb het zo aangevlogen dat collega’s van alle afdelingen erbij betrokken zijn. Hierdoor is de denkkracht groot. Daarentegen is het kernteam klein gehouden om zo de daadkracht te vergroten.

Een-intranet-in-de-overheidssector-heeft-gemiddeld-997-gebruikers-embrace-social-sbs

Wist je dat het intranet van Gemeente Rotterdam het hoogste aantal gebruikers heeft vergeleken met andere social intranetten van Embrace? Ze hebben namelijk meer dan 15.000 gebruikers!

Een andere uitdaging was het afstemmen van de wensen vanuit de afdeling Communicatie met die van ICT. ICT richt zich logischerwijze op de requirements, het platform en de techniek. Maar het gaat niet om een social intranet als tool, maar om wat je er mee doet in de organisatie.

Tips

Stel de gebruiker centraal. Vraag dus goed wat zij willen. Het zal je verbazen hoeveel mensen hetzelfde willen als jij. Neem iedereen mee, van baliemedewerker tot gemeentesecretaris en van vuilnisman tot beleidsmedewerker. In grote lijnen gaf iedereen aan meer contact te willen met collega’s, meer van de stad te willen zien op het intranet en elkaars kennis beter te willen benutten.

Steek je hoofd boven het maaiveld uit en heb heel helder voor ogen waar je naartoe wilt. We hebben een duidelijk doel opgesteld en zijn daar voor gegaan. Ik geloofde heel erg in het idee van een social intranet, maar je moet wel bereid zijn om van gebaande paden af te wijken. Ik ben in dit project niet bezig geweest om vriendjes te maken maar om een sterk intranet neer te zetten voor alle medewerkers. Je moet bereid zijn om door te douwen, maar vergeet vooral geen lol te maken!

Dit interview is terug te vinden in het gratis ebook: In 7 stappen naar een succesvol social intranet.

edwin-cnossen-embracesbsWil je meer weten over de toegevoegde waarde van een sociaal intranet in de overheidssector? Neem dan contact op met Edwin Cnossen!

Download Ebook In 7 stappen naar een succesvol social intranet

Download Ebook In 7 stappen naar een succesvol social intranet-mobile

Facebooktwitterpinterestlinkedinyoutubeinstagram