Een nieuw intranet: breng alvast de techniek in kaart!

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Ga je aan de slag met een nieuw intranet? Dan is het belangrijk om vooraf alvast de technische architectuur in kaart te brengen met de afdeling ICT en met de leverancier.

Door geformuleerde doelen en de analyse van gebruikers als leidraad te gebruiken, voorkom je dat technische uitgangspunten de functionaliteit van het nieuwe intranet gaan bepalen. In de perfecte wereld zou de techniek gewoon dát moeten faciliteren wat de organisatie vraagt. Maar de praktijk is een stuk weerbarstiger.

Programma van eisen nieuw intranet

Voorafgaand aan de aanbesteding of gunning van het intranet aan een leverancier, wordt vaak gewerkt met een Programma van Eisen waar eenvoudige “kan wel of kan niet” vragen in staan. Maar hoe verhouden deze eenvoudige vragen zich eigenlijk tot de praktijk?

Een voorbeeld:

Vraag klant: Kan onze SharePoint omgeving gekoppeld worden met het intranet?
Antwoord leverancier: Ja, dit is mogelijk.
Vraag klant: Kunnen we externe gebruikers uitnodigen op het intranet?
Antwoord leverancier: Ja, dit is standaard functionaliteit binnen ons pakket.
Vraag klant: Kunnen onze medewerkers door middel van Single Sign-on inloggen op het intranet?Antwoord leverancier: Ja, dit is mogelijk door te koppelen met Active Directory.
Vraag klant: Kan de oplossing in de cloud gehost worden?
Antwoord leverancier: Ja, dit is mogelijk.

Op het eerste gezicht zijn de gevraagde functionaliteiten vaak geen probleem. Hoe zit dit als het verder wordt onderzocht?

Gevraagde eisen verder onderzocht

Neem bijvoorbeeld de functionaliteit om met Single Sign-on in te loggen op het intranet. Dit houdt in dat medewerkers bij het opstarten van hun pc en het invullen van hun gebruikersnaam en wachtwoord, ook meteen zijn ingelogd op het intranet.

De leverancier geeft in bovenstaand voorbeeld aan dat dit mogelijk is door te koppelen met Active Directory, dus dat klinkt goed!

Even voor niet-techneuten: met een Active Directory kunnen ICT-beheerders van de organisatie centraal beheren wie toegang heeft tot het organisatiedomein. Met andere woorden, zodra gebruikers inloggen op hun PC, worden de inloggegevens vergeleken met de gegevens in de Active Directory en krijgt men automatisch toegang tot gekoppelde systemen, zoals het intranet.

Maar de vragen die eigenlijk van belang zijn om ervoor te zorgen dat medewerkers meteen zijn ingelogd, gaan verder. Dat zijn vragen als: Hoe zit het eigenlijk met de kwaliteit van de gegevens in de Active Directory van de organisatie? Staat elke medewerker hier in of maakt de organisatie gebruik van afdelingsaccounts? Staan tijdelijke krachten en externe medewerkers wel in de Active Directory? Wordt de Active Directory automatisch en tijdig bijgewerkt wanneer er nieuwe mensen in dienst treden of de organisatie verlaten?

nieuw intranet stel de juiste vragen ict

Stel de juiste vragen in het programma van eisen

De uitdagingen worden groter als de gevraagde functionaliteiten elkaar gaan raken en kruisverbanden gaan vormen. Kunnen gebruikers bijvoorbeeld, op basis van hun Active Directory account, Single Sign-on inloggen op het intranet als deze in de Cloud wordt gehost? En kan het Cloud gehoste intranet op basis van deze gegevens ook documenten vanuit de interne SharePoint omgeving tonen? Hoe kunnen externe gebruikers inloggen op het intranet en moeten deze gebruikers ook toegevoegd worden aan de Active Directory? Hebben externe gebruikers ook toegang tot informatie in de interne SharePoint omgeving?

Met andere woorden: Je ziet in het voorbeeld vier keer een ‘Ja’ ingevuld, maar als je de verschillende gevraagde elementen met elkaar gaat combineren, dan is het goed mogelijk dat de werkelijkheid een stuk complexer is. De afdeling IT en de leverancier kunnen je helpen om gezamenlijk de uitdagingen en (on)mogelijkheden boven water te krijgen.

 

Technisch ontwerp

Niet alleen de leverancier speelt een rol om tot een Technisch Ontwerp te komen, maar ook de afdeling IT. Samen kan een goede fasering uitgedacht worden waarin rekening is gehouden met de doorontwikkeling van het product van de leverancier, technische (on) mogelijkheden en de reeds uitgestippelde planning voor de aanschaf of upgrade van de te koppelen systemen.

Op deze manier voorkom je verrassingen tegen het einde van het project waar vaak geen tijd of budget meer over is. Testomgevingen zijn een goed middel om technische problemen vroegtijdig op te sporen.

 

Testomgeving

Wij hebben goede ervaringen met het zover mogelijk naar voren halen van complexe of cruciale functionaliteiten en uitdagingen. Je kunt een testomgeving al vroeg in het project gebruiken om bepaalde koppelingen of functionaliteiten te testen. Hierdoor worden technische complicaties snel zichtbaar.

Wordt er intern bijvoorbeeld gewerkt in een Citrix-omgeving? Zorg dan dat daar alvast een testomgeving draait en begin zo snel mogelijk met het ontwikkelen en testen van de koppelingen en functionaliteiten in die omgeving.

 

In bouwfase zo min mogelijk onzekerheden

Door het vroegtijdig testen van cruciale koppelingen en functionaliteit, voorkom je dat er nog veel onzekerheden zijn in de bouwfase. In de bouwfase kun je deze onzekerheid niet gebruiken, want dit zorgt voor veel stress en kan leiden tot het noodgedwongen moeten uitstellen van de deadline.

nieuw intranet techniek in beeld koppelingen

 

Onmisbare vragen voor je hoofd ICT

Systemen

  1. Staan er upgrades, migraties of nieuwe aankopen op de planning die raakvlak hebben met het nieuwe intranet?
  2. Bieden de systemen die gekoppeld moeten worden aan het nieuwe intranet standaard een API aan (via een API kunnen systemen informatie met elkaar uitwisselen, dit bespaart veel tijd bij koppelingen)?
  3. Welke extra investeringen moeten we doen naast de aanschaf van een intranet (bijvoorbeeld extra licenties, upgrades of aanschaf te koppelen primaire systeem)?
  4. Wat zijn de piekmomenten qua drukte binnen de organisatie (op deze manier kan er rekening worden gehouden met piekmomenten op het intranet, zodat de performance is geborgd)?

Inloggen / profielen

  1. Wat is de kwaliteit van de Active Directory binnen onze organisatie? Staan alle medewerkers met de minimale informatie in de Active Directory?
  2. Maken we gebruik van één of meerdere domeinen in de Active Directory en zo ja, ligt hier een trust tussen? In veel (fusie) organisaties wordt gebruik gemaakt van meerdere domeinen. Om ervoor te zorgen dat een overkoepelend intranet alle gebruikers op de juiste manier kan autoriseren, moet er een trust liggen tussen de verschillende domeinen?
  3. Hoe worden de gebruikers beheerd of is er een wens om het beheer te decentraliseren? Sommige organisaties halen het beheer van de gebruikers weg bij de ICT-afdeling. Hierdoor is het niet eenvoudig om wijzigingen aan het Active Directory te laten doen.
  4. Hebben onze medewerkers allemaal een eigen persoonlijke inlogaccount? Social intranetsites zijn over het algemeen gepersonaliseerd en in het geval van een koppeling met Single Sign-on is het noodzakelijk om een eigen inlogaccount te hebben.
  5. Hebben onze medewerkers allemaal een eigen e-mailadres? Social intranetsites zijn over het algemeen gepersonaliseerd en zaken als inlogaccounts en notificaties zijn vaak afhankelijk van een eigen e-mailadres.
  6. Is er een personeelssysteem waarmee profielinformatie verrijkt kan worden en wat is de kwaliteit hiervan? Op een social intranet heeft elke medewerker een profiel waar informatie over deze medewerker wordt getoond, zoals naam, afdeling, telefoonnummer. Daarnaast kan dit profiel worden aangevuld met kennisgebieden, specialisaties, eerder gedane projecten, opleidingen, etc.
  7. Is het mogelijk om het intranet extern beschikbaar te maken? Bijvoorbeeld voor thuiswerkers, medewerkers in het veld of voor het samenwerken in teams of projecten met externe relaties (op een gedeelte van het intranet).

Werkplek van de medewerker

  1. Met welke apparaten werken onze medewerkers? Bijvoorbeeld kantoormedewerkers met desktop-PC of laptop en ambulante medewerkers met tablet en/of smartphone.
  2. Hebben medewerkers de mogelijkheid om geluid af te spelen op hun werkplek? Bijvoorbeeld voor het afspelen van een gedeelde video op het intranet.
  3. Van welke (versie) internetbrowser wordt er gebruik gemaakt en zijn er mogelijkheden, mits noodzakelijk, deze te upgraden naar de laatste versie? In veel organisaties wordt nog gebruik gemaakt van oude versies van een internetbrowser, wat invloed kan hebben op de werking van het intranet. Moderne social intranetsites werken vaak het beste op recente versies.
  4. Heeft de Thin Client binnen bijvoorbeeld een Citrix omgeving genoeg kracht om het intranet te tonen? Moderne social intranetsites maken veelvoudig gebruik van Javascript en geavanceerde styling-technieken. Deze vergen enige processor (reken)kracht, waardoor dit tot performanceproblemen kan leiden. Al in de ontwerpfase moet je hier rekening mee houden.

 

Wil je nog meer lezen? Dit artikel verscheen tevens (hoofdstuk 4) in ons boek ‘In 7 stappen naar een succesvol social intranet’.

Nog vragen?

Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op!

elise-de-bruin-embrace-sbsWil je meer weten over de toegevoegde waarde van een sociaal intranet? Neem dan contact op met Elise de Bruin!

Download Ebook In 7 stappen naar een succesvol social intranet

Download Ebook In 7 stappen naar een succesvol social intranet-mobile

Facebooktwitterpinterestlinkedinyoutubeinstagram