Embrace change het nationaal intranetsymposium

Embrace Change: Hét Nationaal Intranetsymposium

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Embrace Change: Hét Nationaal Intranetsymposium
Welke systemen op het gebied van sociaal intranet zijn er op de markt? Hoe pak je de implementatie stap-voor-stap aan? En hoe gaan medewerkers in de praktijk om met sociaal intranet? Dat waren de centrale vragen bij Hét Nationaal Intranetsymposium in Amersfoort. Het event is een must voor iedereen die zich bezighoudt met sociaal intranet, of de aanschaf van een sociaal intranet overweegt. Natuurlijk was Embrace erbij!

Implementatie social intranet in je organisatie: zo pak je het aan
Jean Pierre Martens van Mixit, een van de partners van Embrace, deed de aftrap. Hoe zorg je ervoor dat het social intranet gebruikt wordt? JP richtte zich in zijn verhaal vooral op het onderzoeken van de ‘waarom’. Waarom willen wij als organisatie een social intranet en welk probleem gaat het oplossen. Een social intranet moet medewerkers ondersteunen in hun dagelijks werk, want zo maken we het werk makkelijker, leuker en efficiënter. Daarnaast moet het mensen met elkaar verbinden, zodat ze kennis, ervaring en creativiteit delen en samenwerken aan 1 doel.

Welke systemen zijn er op de markt?
Guido Pater, onafhankelijk adviseur op het gebied van social intranet, gaf in zijn presentatie inzicht in wat de mogelijkheden zijn op het gebied van social intranet. Ook behandelde hij welke systemen er op de markt zijn. Kies je voor een Sharepoint oplossing, een standaardproduct of ga je zelf een social intranet ontwikkelen?

Gemeente Zeist: een social intranet zonder handleiding

Bij de gemeente Zeist werken zo’n 400 mensen en het nieuwe moderne gemeentehuis is zo opgezet dat samenwerken met collega’s (bijna) vanzelf gaat. Sinds januari 2014 werkt gemeente Zeist met een social intranet van Embrace. Sjoukje Stuurman, communicatieadviseur bij gemeente Zeist, vertelde tijdens haar sessie over de komst, de adoptie en de implementatie van @Zeist.

sjoukje presentatie.jpeg

Wat ging er vooraf
Binnen gemeente Zeist wordt veel samengewerkt, niet alleen met directe collega’s, maar ook met collega’s van andere afdelingen. Er ontstond de behoefte aan een online samenwerkomgeving. De wens voor een social intranet kwam vanuit de afdeling Communicatie. Wij hadden wel al snel door dat het een project voor de gehele organisatie moest worden.

De gebruiker centraal

We hebben ons op een bepaald moment de vraag gesteld: wat willen we met het social intranet? Hieruit kwamen een aantal praktische aspecten, zoals bloggen, reageren en liken. Het moest dus aansluiten bij social media. Medewerkers kennen dat al en zo hoeven ze het wiel niet opnieuw uit te vinden. We hebben vervolgens uit iedere afdeling een collega gekozen om ambassadeur te zijn voor het social intranet. Probeer mensen erbij te betrekken, vooral de mensen die er eigenlijk geen zin in hebben. Onze IT-afdeling wilde eerst een intranet volledig gebaseerd op Sharepoint ontwikkelen. Hier ontstond enige wrijving met de afdeling Communicatie, wij wilden geen systeem met 1000 functionaliteiten. De gebruiker moest centraal staan in plaats van de techniek.

ppgirls.png

Postercampagne
Het intranet werd geintroduceerd met een postercampagne om alle collega’s te wijzen op de voordelen van het nieuwe intranet. Positieve posters die lekker opvielen. Ook organiseerden we een wedstrijd om een nieuwe naam te verzinnen. Meer over de implementatie van het intranet kun je lezen in het interview dat wij eerder dit jaar hadden met Sjoukje, Busra en Ralf van gemeente Zeist.

Gouden tip: testteam!
Ons social intranet hebben we eerst laten testen door de groep ambassadeurs. Met een groep van zo’n 20 personen hebben we drie weken getest in de testomgeving. Steeds meer collega’s werden nieuwsgierig naar het nieuwe social intranet en vroegen om toegang. De testversie van het intranet is uiteindelijk live gegaan. Hierdoor startten we met een intranet waar al berichten op stonden, waar al eens een poll op was gestart en waar werkgerelateerde berichten op stonden. Dit was een goede start. We begonnen niet met een leeg intranet, maar er was al een soort mores ontstaan, dus wat normaal was om te plaatsen. Het intranet wordt nu serieus gebruikt als samenwerkomgeving.

Waarom Embrace?

Wij werken met een social intranet van Embrace op basis van Sharepoint. Wij waren op zoek naar een oplossing die snel en eenvoudig kon worden geïmplementeerd. Ons oude intranet zat namelijk gekoppeld aan de website en deze moest binnen 4 maand vervangen worden. Met de oplossing van Embrace konden we binnen 4 maanden live. Daarnaast is het social intranet van Embrace erg gebruiksvriendelijk en ziet het er mooi uit.

Na de livegang word je niet in het diepe gegooid. Er is een eigen samenwerkomgeving voor Embrace gebruikers, de Embrace gebruikersgroep, waar je vragen kunt stellen en best practices kunt delen. Daarnaast organiseert Embrace twee keer per jaar een gebruikersdag waar je iedereen kunt spreken, gebruikers en de mensen achter het product.

Sjoukje beer.jpeg

Sjoukje deed het fantastisch! Aan het eind van de middag was er nog ruimte om live mee te kijken op het social intranet van verschillende organisaties die aanwezig waren op Hét Nationaal Intranetsymposium.

Was je ook aanwezig op Hét Nationaal Intranetsymposium of wil je meer weten over een social intranet van Embrace? Neem dan contact op met Paul Goedhart (paul.goedhart@embracesbs.nl).  

Download Ebook In 7 stappen naar een succesvol social intranet

Download Ebook In 7 stappen naar een succesvol social intranet-mobile

Facebooktwitterpinterestlinkedinyoutubeinstagram