hoe richt je een social intranet in

Hoe richt je een social intranet in?

Eindelijk is het dan zo ver. Je gaat aan de slag met het inrichten van een social intranet. Je hebt de doelen bepaald, je hebt de doelgroepen in kaart gebracht, de leverancier/software is gekozen en het projectteam is samengesteld. Tijd voor actie dus!

En nu? Hoe ga je verder? En vooral: waar moet je beginnen? In dit blog ga ik in op het ontwerpen en het inrichten van een social intranet, met een focus op de content en de teamindeling. Dat is namelijk wezenlijk anders dan het ontwerpen en inrichten van een traditioneel intranet.

Welke content neem je mee?

Door het beschrijven van de doelstellingen en het in kaart brengen van de wensen van je collega’s, weet je al welke content en functionaliteit moet terugkomen op het intranet. Maar hoe ga je om met de content die al stond op het oude intranet? En is deze content nog wel nodig als collega’s straks zelf veel meer kunnen publiceren?

Some description

Het uitvoeren van een contentaudit geeft je hierbij houvast. Een contentaudit helpt je met het in kaart brengen van de content van het oude intranet. Dit doe je in Excel of in Google Spreadsheets. Het klinkt misschien als een hoop werk, maar het levert je juist tijdwinst op!

Soorten content

Op een social intranet heb je te maken met verschillende typen content. Globaal kun je de content opdelen in drie soorten:

Managed content

Dit is vaak corporate content die wordt beheerd vanuit een Content Management Systeem (CMS) door een afdeling als Communicatie of P&O. Bijvoorbeeld organisatienieuws, procesinformatie of facilitaire informatie. Medewerkers kunnen wel reageren op deze content, maar kunnen de content niet zelf plaatsen, wijzigen of verwijderen. In vergelijking met een traditioneel intranet, zal de hoeveelheid managed content op een social intranet een stuk lager zijn.

User generated content

Hierbij gaat het om content die ontstaat uit dialogen en publicaties van medewerkers zelf. User generated content wordt bijvoorbeeld aangemaakt in microblogs en interactieve blogpages. Medewerkers kunnen deze content zelf plaatsen, wijzigen en verwijderen.

Automated content

Automated content komt vanuit externe applicaties. Hierbij kan gedacht worden aan Key Performance Indicators (KPI’s), roosters en takenlijsten (uit bijvoorbeeld zaaksystemen).

Het is goed om te onderzoeken waar combinaties van content-types mogelijk zijn en waar ze elkaar verrijken. Het meest voor de hand liggende voorbeeld is de mogelijkheid om op nieuwsberichten te reageren en ze te ‘liken’, maar je kunt ook denken aan de mogelijkheid om vragen te stellen onder handboeken of protocollen.

Indelen contentstructuur

Binnen een social intranet zijn er meerdere manieren om tot een contentstructuur te komen. De keuzes hierin zijn belangrijk, omdat ze voor een groot deel bepalen welk deel van het intranet straks top-down wordt beheerd en welk deel bottom-up ‘ontstaat’.

Some description

Het heeft de voorkeur om voor een deel een traditionele navigatiestructuur te gebruiken, om met name die content te ontsluiten, waarbij het voor medewerkers van belang is om zeker te weten dat ze ‘naar de absolute waarheid kijken’. Denk hierbij bijvoorbeeld aan P&O-informatie of informatie over protocollen en werkvoorschriften.

Verder biedt een social intranet je de mogelijkheid om content te laten ontstaan in teams. De afdeling ICT kan bijvoorbeeld handleidingen of instructies beschikbaar maken voor de organisatie door ze te delen in hun eigen team.

Omdat informatie op deze manier wellicht wel wat verpreid kan raken, kan het slim zijn om gebruik te maken van tags als aanvullend zoek- en navigatiemiddel. Met behulp van tags kan content worden gerubriceerd. Wanneer je tagging wilt gebruiken als navigatiestructuur is het wel van belang om vooraf na te denken over een goede thesaurus (algemene woordenlijst) die wellicht leidend wordt bij het taggen van content. Dit betekent praktisch gezien dat medewerkers tags niet zelf kunnen aanmaken, maar dat zij tags moeten selecteren uit een vooraf bepaalde lijst.

Binnen veel organisaties zien we dat met behulp van tags, facilitaire informatie wordt gebundeld onder één centrale producten- en dienstencatalogus. Op deze manier hoeft de eindgebruiker niet zelf te bedenken onder welke afdeling hij welke regeling moet zoeken.

Some descriptionSome description

Indelen teamstructuur

Collega’s werken binnen een social intranet samen in teams. Er zijn allerlei manieren om tot een indeling van teams te komen. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Hiërarchische teams: deze teams volgen de organisatiestructuur, bijvoorbeeld teams van afdelingen en business units;
  • Procesteams: medewerkers van verschillende afdelingen die samen in een bepaald proces werken, zoals het oplossen van reparatieverzoeken, verenigen zich in een team;
  • Projectteams: medewerkers van verschillende afdelingen werken – eventueel zelfs met partners en klanten – samen in een team;
  • Thematische teams: deze teams zijn geordend op interesse voor een bepaald onderwerp, zoals diabetes, marketing of hardlopen;
  • Geografische teams: deze teams zijn geordend op locatie of vestiging;
  • Functieteams: in deze teams zitten medewerkers die dezelfde rol of functie vervullen, bijvoorbeeld alle informatieadviseurs.

Net als je kent van LinkedIn, kunnen teams op een social intranet zowel open (dus ook te bekijken en doorzoekbaar voor niet-leden van het team) als gesloten (alleen toegankelijk voor teamleden) zijn.

Some description

Het kiezen van een teamindeling

Er zijn dus allerlei manieren om tot een eerste teamindeling te komen voorafgaand aan de lancering. Maar welke is handig om te kiezen? Moeten deze teams standaard open zijn of juist gesloten? En moeten medewerkers bij de start verplicht lid zijn van één of meerdere teams?

In de praktijk blijkt het handig om inderdaad in ieder geval één teamindeling te kiezen om mee te starten en ervoor te zorgen dat iedereen lid is van één van de teams die vooraf worden aangemaakt. We adviseren meestal om niet met teveel teams te starten en te kiezen voor open teams.

Binnen een social intranet hebben medewerkers doorgaans de mogelijkheid om zelf teams te starten, dus na lancering ontstaat vaak een hele nieuwe structuur. Het is slimmer om deze dynamiek in goede banen te leiden, dan vooraf teveel in beton te willen gieten.
Bij veel organisaties zien we dat er niet-werkgerelateerde teams worden aangemaakt, zoals ‘Prikbord / Marktplaats’ of ‘Hardlopen’ of ‘Vrijdag Friet van Piet’. Het is in de regel niet nodig om hier veel afspraken over vast te leggen. Ter illustratie: binnen onze klantomgevingen is de verhouding tussen werkgerelateerde en niet-werkgerelateerde teams gemiddeld 98% om 2%.

Meer weten?

Dit artikel verscheen ook op Frankwatching met als titel ‘Een sociaal intranet inrichten, hoe ga je om met content?

Daarnaast staat deze inhoud beschreven in het boek ‘Een succesvol social intranet in een snel veranderende wereld‘. Het gaat om hoofdstuk 3.

Download Ebook In 7 stappen naar een succesvol social intranet

Download Ebook In 7 stappen naar een succesvol social intranet-mobile

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail