Implementatie
02 oktober 2018

Je social intranet personaliseren: 2 voorbeelden

Auteur: Linn Helen Gundersen
Je social intranet personaliseren - Embrace Social Business Software

Werk jij in een meertalige organisatie met vestigingen in meerdere landen? Of werk je in een organisatie die opgedeeld is in meerdere organisatieonderdelen? Dan biedt een gepersonaliseerd social intranet uitkomst. Maar wat houdt het personaliseren van social intranet precies in? En waarom is het nodig?

Laten we beginnen bij ‘personalisatie’. Wat is de definitie ervan, als het aankomt op intranet? Volgens Nielsen Norman Group komt personalisatie neer op het leveren van content en functionaliteiten die de intranetgebruiker nodig heeft, of waarin hij of zij geïnteresseerd is. Zónder dat diegene daar moeite voor hoeft te doen (NNG 2016).

Met het personaliseren van je social intranet maak je het voor collega’s makkelijker om hun werk uit te voeren. En ze kunnen snel de juiste informatie vinden. Dit bevorder je bijvoorbeeld door mensen op het intranet alleen de informatie en de tools te laten zien die voor hen relevant zijn.

Aanpassen of personaliseren: wat is het verschil?

Als het op de personalisatie van social intranet aankomt, zijn er twee uitgangspunten: gebruikers hebben zelf de mogelijkheid het platform naar hun voorkeuren aan te passen, maar je kunt ook als organisatie de digitale werkplek personaliseren. Er zit een duidelijk verschil tussen beide opties.

Zelf aanpassen gebeurt handmatig. Het houdt in dat gebruikers verschillende widgets kunnen toevoegen aan hun startpagina en zelf groepen kunnen volgen die ze interessant vinden. Zo kan elke collega kiezen welke informatie hij of zij ziet, en ook zijn of haar persoonlijke startpagina indelen naar eigen voorkeur.

Personalisatie heeft een andere definitie: het systeem achter het intranet zorgt ervoor dat elke individuele gebruiker de juiste informatie te zien krijgt. Dit kan bijvoorbeeld door iemand bepaalde rechten te geven binnen het systeem, waardoor hij of zij toegang krijgt tot specifieke content of functionaliteiten.

Personalisation allows us to tailor the experience so that users need to navigate less to see what they need. This saves employee time and makes better use of the intranet as an information asset.

(Marshall, 2017:277)

Maar let op: het een sluit het ander niet uit. Sterker nog: ze gaan perfect samen. Door personalisatie automatisch te laten plaatsvinden, zorg je ervoor dat medewerkers geen moeite hoeven te doen om de voor hen belangrijkste informatie te verkrijgen. Tegelijkertijd kun je ze de mogelijkheid geven zelf te kiezen welk organisatieonderdeel ze willen volgen, of van welke groepen ze lid worden.

Je social intranet personaliseren, hoe werkt dat?

Hoe ziet het personaliseren van je intranet er in de praktijk uit? We geven je een voorbeeld.

Binnen een fusiegemeente bevinden zich meerdere gemeenten, die elk gebruik willen maken van een intranet. Een oplossing zou kunnen zijn ze samen één intranet te laten gebruiken. Het nadeel hiervan: de gebruikers krijgen waarschijnlijk binnen de kortste keren een stortvloed aan onnodige informatie voorgeschoteld. Medewerkers van gemeente A hebben nu eenmaal niet precies dezelfde informatie nodig als medewerkers van gemeente B en C.

En wat te denken van een organisatie waarin meerdere talen gesproken worden? Een Engelstalige collega kan weinig met de informatie die voor zijn Spaanse of Nederlandse collega’s bedoeld is. Die hoeft hij dan ook niet op zijn scherm.

Door je intranet te personaliseren, stem je niet alleen de content, maar ook de styling en de verschillende beschikbare widgets af op individuele gebruikers. Je biedt ze zo een digitale werkplek aan waar ze écht iets mee kunnen.

In het voorbeeld van de fusiegemeente: de verschillende gemeenten krijgen hier elk een eigen styling, maar zijn wel onderdeel van een centraal intranet. Op deze manier kunnen medewerkers van gemeente A binnen hun eigen organisatie samenwerken, maar ook in organisatie-overstijgende groepen samenwerken met hun collega’s van gemeente B en C.

Het onderscheid is altijd duidelijk en iedereen krijgt precies de informatie die hij nodig heeft.

Voorbeelden gepersonaliseerde social intranet

Voorbeelden meertalig intranet

Voorbeelden verschillende huisstijlen op een social intranet

Rechten en labels

Oké, de praktische kant van het verhaal is helder. Maar hoe zit het technisch in elkaar?

In het contentmanagementsysteem (CMS) van je intranet heb je de mogelijkheid om te kiezen aan welke gebruikers je bepaalde informatie toont. Dit noemen we managed content.

Je kunt bijvoorbeeld via ADFS doorgeven welke rechten of toegangspermissies gebruikers hebben. Dit gebeurt via een custom claim rule: ‘permissions’. Collega’s die een andere taal spreken, collega’s van een ander organisatiedeel of vrijwilligers krijgen hierbij een uniek kenmerk of label.

Via het label leest het systeem welke content, styling en/of widgets elke individuele gebruiker nodig heeft. Ook alle verschillende organisatieonderdelen of talen hebben een specifiek label.

Op het moment dat jij ‘s ochtends het intranet opent, herkent het systeem jouw label. Je krijgt vervolgens de informatie te zien die voor jou relevant is, in de juiste vormgeving. Simpel, toch?

Wil je een meer gedetailleerde uitleg over de technische kant van personalisatie? Onze technisch consultants leggen het je graag uit! Neem contact op met Ruurd Molenaar

Persoonlijke styling en content

In het voorbeeld van de fusiegemeente legde we al uit hoe verschillende gemeenten binnen een centraal intranet hun eigen vormgeving gebruiken. Dit gebeurt met behulp van het label dat de gebruikers en gemeenten binnen het systeem hebben.

Hoe zien die verschillen in vormgeving eruit? Je kunt het eenvoudig houden en alleen het logo bovenaan het de pagina’s van je intranet veranderen. Maar je kunt ook gebruik maken van uitgebreidere opties, zoals het toevoegen van je eigen kleuren en afbeeldingen en het gebruik van specifieke lettertypes.

De content of inhoud van je intranet (zoals nieuws of onderdelen in het hoofdmenu) beheer je vanuit het CMS en kun je aanpassen per label. Zo wordt het menu-onderdeel ‘agenda’ automatisch getoond als ‘calendar’ op de Engelstalige versie – voor de mensen die een Engelstalig label hebben, dus.

Bij elk label wordt een boomstructuur opgezet waarin je per organisatie, taal of rol het nieuws kunt publiceren of het menu aan kunt passen [zie het voorbeeld hierboven]. Zo krijgt elke gebruiker altijd gepersonaliseerde informatie aangeboden.

Widgets en groepen

En hoe zat het nu met widgets? Je kunt ervoor kiezen om op de startpagina van elke gebruiker vaste en flexibele widgets te tonen. De vaste widgets kun je per label vastzetten, dit doe je vanuit het CMS. Met een paar klikken deel je de startpagina van gebruikers anders in, precies zoals je dat als organisatie het meest geschikt vindt.

De flexibele widgets kunnen gebruikers zelf aan- en uitzetten. Iedereen bepaalt voor zichzelf welke informatie of tools hij op zijn startpagina wil zien. Voor de een is dat een wereldklok, voor de ander misschien het laatste nieuws.

Groepen zijn een belangrijk onderdeel van elk social intranet. Naast deelname aan organisatie-specifieke groepen en organisatie-overstijgende groepen heb je ook de mogelijkheid om bepaalde groepen op het intranet ‘verplicht’ te maken voor gebruikers met een specifiek label. Zo zorg je ervoor dat medewerkers altijd op de hoogte zijn en naaste collega’s elkaar snel vinden.

Is een gepersonaliseerd social intranet de juiste keuze voor jouw organisatie?

Niet elke organisatie heeft per se baat bij een gepersonaliseerd internet. Om te kunnen bepalen of het voor jou relevant is om je social intranet te personaliseren, kan je kijken naar deze drie vragen:

  • Hoort de managed content uit je CMS afgeschermd te worden voor een gedeelte of specifieke onderdelen van je organisatie?
  • Dient er per organisatie-onderdeel een andere vormgeving/huisstijl weergegeven te worden?
  • Is het nodig dat de managed content uit je CMS in meerdere talen aangeboden wordt?