Implementatie
19 maart 2019

Naar een nieuw intranet overstappen, hoe werkt dat?

nieuw-intranet-overstappen

Van je oude intranet naar een nieuw social intranet overstappen is niet iets dat je even snel tussendoor doet. Misschien maak je al jaren gebruik van je intranet, en ken je het op je duimpje. Dus: hoe gaat een overstap naar een nieuw platform in z'n werk? We leggen je het in 5 stappen uit.

Overstappen: van vertrouwd naar onbekend

Ah, je oude intranet. Het heeft na al die jaren geen geheimen meer voor je. Het kan een traditioneel, statisch intranet zijn, of wellicht een social intranet. Je kunt er misschien niet alles mee wat je zou willen, maar je weet wel feilloos je weg te vinden. Toch komt er een moment waarop je beseft dat je intranet aan vervanging toe is.

Door nieuwe technologische ontwikkelingen wordt het onderhouden van oude intranetten voor organisaties steeds lastiger. Verouderde, zelfgebouwde systemen en veranderde security-eisen spelen daarbij een rol. Ook het gebruiksgemak is niet meer optimaal. Een van de meest gehoorde ergernissen is de hoeveelheid e-mailverkeer. Daarnaast gaat het delen van kennis met een statisch intranet vaak moeizaam.

Als je al voor een social intranet hebt gekozen, kan het gebeuren dat je na verloop van tijd merkt dat je toch niet 100 procent tevreden bent. Misschien mis je functionaliteiten, gaat de samenwerking stroef of had je meer verwacht van het intranet zelf. Voor veel organisaties zijn zulke obstakels de aanleiding om na te gaan denken over de overstap naar een nieuw intranet.

Maar hoe gaat dat in z'n werk, overstappen naar een nieuw digitaal platform? We nemen de belangrijkste stappen met je door.

Stap 1: Je inventariseert je oude intranet: wat moet mee?

Als je hebt besloten over te stappen naar een social intranet, kijken we eerst naar je huidige intranet. Van welke functies maak je veel gebruik? En welke gebruik je juist niet of nauwelijks? En waarom niet?

Soms is het handig om een opschoonactie te doen. Als je je intranet al jaren gebruikt, heb je al snel een heel archief aan (gedateerde) informatie. Als je overstapt ga je kritisch kijken of dat hele archief mee moet naar het nieuwe intranet. Ook kijk je of er content op je intranet aanwezig is die wij kunnen updaten, zodat deze weer actueel en relevant wordt.

'Als je je intranet al jaren gebruikt, heb je al snel een heel archief aan (gedateerde) informatie'

Vervolgens inventariseer je of er specifieke functionaliteiten aanwezig zijn op je oude intranet, bijvoorbeeld rondom toegang en authenticatie, of specifieke koppelingen. Wij onderzoeken of we deze ook in het nieuwe intranet kunnen bouwen.

Regelmatig komen we op oude intranetten functionaliteiten tegen die 'er nu eenmaal zijn', maar niet meer gebruikt worden. Denk hierbij aan specifieke widgets die voor een bepaalde periode geldig waren, maar vervolgens zijn blijven staan. Als je overstapt naar een social intranet, hoef je deze vanzelfsprekend niet mee te verhuizen.

Nadat je je huidige intranet hebt geïnventariseerd, is de volgende vraag: welke functionaliteiten wil je graag in je nieuwe intranet? Wat miste je?

We kijken samen met jou naar de beste opties, zodat je na de overstap een digitale werkplek krijgt die precies werkt zoals jij wilt. Zo krijgen we een goed overzicht van welke content er mee verhuist, welke functionaliteiten en koppelingen er nodig zijn, en welke nieuwe functionaliteiten voor jullie van belang zijn.

Stap 2: Jij kiest de vormgeving van je nieuwe intranet

Hebben we een goed beeld van wat jij nodig hebt? Dan krijg je verschillende uitgebreide demo's te zien. Hiermee geven we je een idee van wat je mag verwachten van een social intranet. Door jou vooraf goed uit te leggen wat dat nieuwe intranet inhoudt, maken we overstappen al wat minder spannend.

Als we er samen in grote lijnen uit zijn wat jij met je nieuwe digitale platform wilt kunnen, en op welke manier je het wilt gaan gebruiken, gaan wij het intranet bouwen. Daarbij kijken we niet alleen naar de techniek, maar ook naar de styling.

Moet de vormgeving hetzelfde zijn als die van je oude intranet, of mag het een nieuw ontwerp zijn? Bedenk hierbij dat de styling, net als de naam die je het platform geeft, invloed heeft op de manier waarop het gebruikt gaat worden. De uitstraling van je intranet doet ertoe.

Als je wilt dat mensen op het intranet op een formele manier met elkaar omgaan, zijn een strakke styling en een zakelijk klinkende naam een goed idee. En andersom: geef je mensen liever veel vrijheid en ga je op een losse manier met elkaar om, kies dan voor een speels ontworpen intranet. Een naam als Pluk of of Bob nodigt daarbij meer uit tot interactie dan bijvoorbeeld Interact of Intranet Bedrijf X.

Stap 3: Je onderzoekt wat gebruikers nodig hebben

Stap 1 en 2 gaan over het intranet zelf. Maar uiteindelijk zijn de mensen die het gaan gebruiken het belangrijkst: je collega’s. Wat hebben zij nodig?

Het is belangrijk dat je vooraf helder hebt wat je met je nieuwe intranet wilt. De gebruikers, oftewel de mensen in je organisatie, zijn daarbij het uitgangspunt. Kijk daarom goed naar wat zij nodig hebben als je overstapt naar een social intranet.

Een ambtenaar die de hele dag achter zijn pc werkt, gebruikt een intranet heel anders dan bijvoorbeeld een wijkverpleegkundige. Op het moment dat jij hebt besloten te gaan overstappen, is het zaak met alle verschillende eindgebruikers binnen je organisatie in gesprek te gaan.

'Door de gebruikers als basis te nemen, zorg je dat zij met het nieuwe intranet hun werk makkelijker, sneller en beter kunnen doen dan met het oude'

Vraag mensen hoe hun werkdag eruitziet, wat ze via e-mail doen, wat ze telefonisch doen en wat ze face-to-face doen. Wat communiceren ze en hoe communiceren ze? Hebben ze veel direct contact met hun leidinggevende?

Door de gebruikers als basis te nemen, zorg je dat zij na de overstap met het nieuwe intranet hun werk makkelijker, sneller en beter kunnen doen dan met het oude intranet. Hierbij kun je persona's gebruiken: fictieve personen, opgesteld op basis van 'echte' eigenschappen en wensen.

Stap 4: Je bereidt je organisatie voor op het nieuwe intranet

Bij elke organisatie werken verschillende typen medewerkers. Enthousiastelingen die dingen meteen oppakken en een nieuwe werkwijze gelijk omarmen. Maar ook meer afwachtende, of zelfs negatieve mensen. In die laatste groep kun je geluiden horen als: 'Met het oude intranet deden we het zo, waarom moet het nu anders?'

Als jij overstapt naar een nieuw intranet, helpt het om zoveel mogelijk mensen binnen je organisatie warm te maken voor het nieuwe platform. Dat kun je doen via ambassadeurssessies en sessies met het managementteam. Hier laat je mensen zien dat hun werk door een social intranet makkelijker én leuker wordt.

Stap 5: Je leert je nieuwe intranet kennen

Bij een overstap is het voor gebruikers handig om te weten wat er allemaal mogelijk is met het nieuwe intranet. Als ze het oude intranet gewend waren, is dit immers een hele nieuwe wereld.

Het is buitengewoon waardevol als je ervoor zorgt dat het nieuwe social intranet ingebed wordt in je organisatie. Dat er een groep mensen is die weet wat je met het intranet kunt, en wat je op welke plek in het platform vindt. Daarom nemen we er samen met jou de tijd voor om een stevige basis te leggen voor het nieuwe intranet.

Tijdens het implementeren van het intranet doen we dit met de daarvoor in het leven geroepen projectgroep, samengesteld uit mensen van Embrace en mensen uit jouw organisatie. Samen zorgen we ervoor dat jouw organisatie alles uit het intranet gaat halen.

Vol vertrouwen van intranet overstappen

Overstappen op een volledig nieuw intranet kan spannend zijn. Verandering gaat altijd gepaard met de nodige opwinding. Maar als je de stap naar een nieuw intranet eenmaal gezet hebt, moet je vertrouwen hebben in het proces. Niet te bang zijn, en ervoor gaan. En besef: hoe meer aandacht je het intranet geeft, hoe groter en waardevoller het kan worden.

En mocht je toch de zenuwen krijgen? Vanaf het eerste moment begeleiden wij je door het traject heen. Voor jouw organisatie is dit de eerste keer dat je overstapt naar een nieuw intranet – wij hebben het proces al bijna 300 keer van begin tot eind doorlopen.

Met behulp van bovenstaande tips kun je met een gerust hart van je oude intranet overstappen naar een nieuw intranet. Voor je het weet heeft iedereen de meerwaarde van het nieuwe platform ontdekt.