AdoptieKlantcasesNieuws & TrendsTech
12 november 2018

Tips voor adoptie tijdens de Embrace Gebruikersdag 2018

De eerste dag van november begint goed dit jaar: het is de drukstbezochte Embrace Gebruikersdag ooit! En dat heeft onder meer te maken met het ijzersterke programma. Naast “the usual” (roadmap, organisatienieuws, je kent het wel), neemt niemand minder dan Gonda Duivenvoorden ons mee in de wereld van (interne) communicatie. Klinkt goed! En dat was het ook. Daarom de highlights op een rij.

De Roadmap werd gepresenteerd op de Embrace Gebruikersdag 2018

Hit the road

Dat het tijdens een gebruikersdag allemaal draait om alleen de veelbesproken roadmap is allang niet meer zo. Ja, we delen onze visie en roadmap, maar we willen mensen vooral inspireren hoe de digitale werkplek in te zetten en te gebruiken. Op zo’n dag als deze is er daarom genoeg gelegenheid om van anderen te leren. Uiteraard hebben we zelf ook veel ideeën en die nemen we dan ook op in onze roadmap:

  • We gaan ons richten op het stimuleren van innovatie binnen organisaties, daarom standaardiseren we de ontwikkeling van het innovatieplatfom;
  • We bieden content aan op basis van gebruikersbehoeften, bijvoorbeeld op basis van taalvoorkeuren, look & feel en afdelingsnieuws. Hierdoor komen we individuele team- of medewerkerswensen tegemoet. De mogelijkheid tot het personaliseren van je intranet ontwikkelen we dan ook steeds verder;
  • We geloven in het integreren van verschillende systemen om tot één digitale werkplek te komen. Vanaf hier starten medewerkers hun werkdag en voeren hun werkzaamheden uit. Daarom hebben we Office 365 geïntegreerd in onze software. Ook kan je in de zoekmachine resultaten uit TOPdesk Bovendien zit in de nieuwste versie ook de integratie met G-suite.

Een deel hiervan krijgen we voor elkaar door het ontwikkelen in Umbraco CMS. Umbraco is de motor achter redactionele oftewel statische content op onze social intranetten. Met de inzet van deze motor is het mogelijk om op een meer gestuurde wijze de eindgebruikers te voorzien van informatie in de vorm van content en documenten. En daarmee de gebruiker aan te zetten tot actie of te voorzien van gelabelde, voor hen relevante informatie. Onze ontwikkelaars Johan en Sjaak namen bezoekers dan ook mee in een kijkje in de Umbraco-keuken!

I am UX Design

Ook zetten we steeds meer in op UX Design. UX Design betekent dat het design aansluit bij de behoefte van de gebruiker én dat het er mooi uitziet. Lennart, User Experience Designer, vertelt meer en zet de bezoekers zelfs aan het werk. Om tot een goed UX-design te komen doorloop je een proces dat bestaat uit een aantal fasen:

  • Ontdekken: je zoekt uit wie er een probleem of behoefte heeft en waarom?
  • Definiëren: bepaal de strategie om dit probleem te tackelen.
  • Ontwerpen: werk het een concept uit.
  • Implementeren: het concept wordt gerealiseerd.

Aan het eind van iedere fase toets je de resultaten bij gebruikers. Aan de hand van de bevindingen scherp je de strategie of het ontwerp aan. Wat belangrijk is om te onthouden is dat iedereen andere associaties heeft. Deelnemers zijn gevraagd een boot te tekenen. En wat bleek; de ene groep tekende een zeilboot en de andere groep een motorboot. Daarmee werd wel duidelijk dat ervaring en associatie bij het woord boot bepaalt wat voor een soort boot je tekent. Interessant!

Naast de technische sessies zijn er ook veel vragen over het gebruik van de digitale werkplek. Het draait het namelijk om één ding: mensen moeten de tooling wel gebruiken. Daarom stonden maar liefst vier (!) breakoutsessies in het teken van adoptie:

Kuddegedrag

Onze onderzoeksconsultant Jasper vertelt dat ‘kuddegedrag’ het toverwoord is als het gaat om iedereen meekrijgen in het gebruik van je social intranet. Je bereikt (hopelijk) op een gegeven moment het punt dat er voldoende mensen het social intranet actief gebruiken, waardoor anderen niet achter willen blijven. Daarnaast is de verspreiding via netwerken of sociale groepen ook heel belangrijk. Meer over dit onderwerp kan je lezen in de whitepaper ‘De mens achter de digitale werkplek’.

Praktijkvoorbeeld Gemeente Bodegraven-Reeuwijk

Aldus Sidney, lid van het Communicatie-team bij gemeente Bodegraven. Hij vertelt verder: “Mensen verbinden zich in allerlei netwerken waardoor de kracht van de gemeente toeneemt. Maar we organiseren ons werk nog op de oude manier terwijl de dynamiek van de samenleving verandert. Een bestuurlijke crisis na de fusie in 2011 bracht ruimte voor verandering: ontschotting en weg met de procedures. Aansluiten en in gesprek zijn met de gemeente.” Het klinkt nog als science fiction en de zaal heeft veel vragen. Maar de hamvraag is natuurlijk ‘Welke rol speelt het intranet hierin?’

Een opvallend resultaat: 53% is het actief gebruikerspercentage. Nu zegt een cijfer zeker niet alles maar dit is behoorlijk hoog! Het intranet speelt een duidelijke rol in het kunnen vinden van collega’s en het delen van verbeterpunten en successen. De flexibiliteit en laagdrempeligheid van de groepen sluit perfect aan bij de organisatievorm van de gemeente. Een voorbeeld: in de algemene groep wordt de planner zeer goed gebruikt door medewerkers, om bewonersavonden in te plannen bijvoorbeeld. Iedereen die iets wil inplannen, checkt even deze algemene planner zodat er geen overlap ontstaat.

“Geen functietitels meer. Geen afdelingen meer. En dus ook geen managers meer.”

Tips voor community management

Zo, die Gemeente Bodegraven-Reeuwijk toch. Zij werken echt op een moderne manier! En dat is ook hard nodig, organisaties kunnen niet anders dan zich omvormen tot een digitale organisatie. Hoe doe je dat? Onze consultants Sanne en Pleuni vertellen er meer over tijdens hun sessie over community management. Drie tips:

  • Verbind off- met online. Richt je tijdens een campagne bijvoorbeeld niet alleen op communiceren via het intranet maar ook via fysieke flyers of posters.
  • Houd er rekening mee dat je verschillende soorten gebruikers hebt met verschillende behoeftes en dat voor sommige lezen voldoende is. Zorg dus dat je informatie altijd up-to-date en correct is.
  • Betrek medewerkers bij het intranet, bijvoorbeeld door hen welkom te heten in een groep of in de organisatie.

En Gonda dan? Had zij niets te vertellen? Zeker wel. Gonda ging in een interactieve workshop het gesprek aan met mensen. Ook tijdens deze sessie moest men flink aan de bak. De belangrijkste learnings die Gonda ons meegeeft:

  • Ga het veld in! Blijf niet zitten achter je pc, maar ga naast je collega’s zitten. Ontdek op die manier waar zij tegenaanlopen.
  • Houd in je achterhoofd dat communicatie geen doel is, maar een middel om je doel te behalen. Je hebt een intentie met de communicatie, maar dat is niet gelijk het effect. Houd rekening met de kennishouding en gedragsdoelstellingen.
  • Werkt een afdeling niet mee? Leg dan twee processen naast elkaar: degenen die wel via het intranet werken en degenen die dat niet doen. Waar zitten de verschillen? De voor- en nadelen? Met die uitkomst kan je laten zien wat de meerwaarde van het intranet is.
  • Kijk niet naar de leidinggevende, maar naar de onbewuste leider. Want naar die persoon kijken mensen op.
  • Zet tijdens je boodschap niet het onderwerp, maar de zender en ontvanger centraal.

Oftewel weer een zeer geslaagde editie. Tot volgend jaar!