Kwaliteitsdocumenten protocollen van document naar content header

Kwaliteitsdocumenten, handboeken en protocollen: Van document naar content

 

Herken je dit?

Je zit in een consult met een cliënt, je hebt maar 10 minuten de tijd en je loopt tegen een onverwachte situatie aan. Hiervoor heb je kennis nodig. Je weet dat dit in het kwaliteitshandboek staat of in de kennisbank van de organisatie, maar nog voordat je het document gevonden hebt of ook maar geopend… zijn die 10 minuten bijna voorbij. Geen tijd dus, dan maar uitgaan van je huidige kennis. Dan kijk je het de volgende keer wel na.

 

Waarom staat alles nog in documenten en verborgen in het intranet dat je alleen via je pc kunt benaderen?

Zoveel handelingen en alleen omdat je slechts een onderdeel hiervan wilt weten. We komen er in onze huidige veranderende samenleving steeds meer achter hoe belangrijk het is dat we kennis real-time kunnen raadplegen. Via Google zoek je door een vraag te stellen en in een paar secondes heb je het antwoord, zonder dat je daarvoor veel handelingen hoeft te verrichten. Waarom moeten we dan als professionals in onze werkomgeving nog wel vele handelingen verrichten om het juiste antwoord te krijgen of te vinden?

 

Minder documenten, meer content

themapagina's-van-document-naar-content-kwaliteitsdocumenten
Organisaties investeren veel in het beschikbaar stellen van kennis in de vorm van kwaliteitsdocumenten, handboeken, procedures en protocollen. Met als doel te voorkomen dat het wiel opnieuw wordt uitgevonden, herhalingen optreden van de fouten van anderen of het verspillen van tijd door het zoeken naar informatie of deskundigheid. Organisaties zullen – om aan de informatiebehoeftes van hun medewerkers tegemoet te komen – steeds meer kennis aan moeten bieden in de vorm van content in plaats van documenten. Content die via het social intranet op ieder device, anywhere, anytime te raadplegen is.

 

Simpel

Het lijkt heel simpel en eigenlijk is dat het ook. Het betekent wel dat organisaties het oude ‘document-denken’ op deze gebieden los moeten laten. Denk vanuit de gebruiker; wat willen zij weten en hoe kan je deze informatie het beste aanbieden? En om nog een stap verder te gaan; geef de gebruiker ook de mogelijkheid om de content te verrijken.

 

Oplossing

Embrace heeft voor een zorgklant een omgeving ontwikkeld die hieraan beantwoord. Zo’n 1200 documenten uit de kennisbank en het kwaliteitshandboek, waaronder protocollen, werkinstructies en andere kwaliteitsdocumenten zijn geanalyseerd. Daaruit zijn een honderdtal onderwerpen opgesteld die voldoen aan zoektermen die belangrijk zijn voor de gebruiker, zoals hygiëne, malaria maar ook verlof. Deze onderwerpen zijn herschreven naar kaders (waar moet je als professional in ieder geval aan voldoen), naar veelgestelde vragen en antwoorden en aangevuld met een paar documenten. Hierdoor hield de organisatie van de oorspronkelijke 1200 documenten er nog 250 over. Deze zijn in themapagina’s in het social intranet gezet. Iedere pagina is voorzien van een kennishouder en heeft ook een reactiemogelijkheid. Hierdoor heeft iedereen de mogelijkheid om praktische tips en reacties achter te laten voor collega’ en via de dialoog die ontstaat kan iedereen aanpassingen in ‘officiële’ stukken (laten) doorvoeren. Het sociale gedeelte van themapagina’s zorgt ervoor dat de kennis van en voor iedereen is. Lees meer over de kracht van social intranet in ons gratis ebook: Social Werkt. En ben je een professional in de zorg? Download nu ook: Een digitale werkplek voor de zorg.

 

En wat krijg je dan?

Je zit in een consult met een cliënt, je hebt maar 10 minuten de tijd en je loopt tegen een onverwachte situatie aan. Hiervoor heb je kennis nodig. Je pakt je smartphone, je typt het thema waarover je meer informatie zoekt of je stelt een vraag en je belandt op een onderwerpenpagina met daarin het antwoord op je vraag. Je hebt nog 8 minuten over om je cliënt verder te helpen!

Esmee-burger-embrace-sbs-sociaal-intranetWil je hier verder over praten? Ik kom graag een kopje thee drinken!
Esmée Burger
Social Business Adviseur Embrace
06-51124404

Download Ebook In 7 stappen naar een succesvol social intranet

Download Ebook In 7 stappen naar een succesvol social intranet-mobile

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail