ImplementatieWaarom social?
07 februari 2019

Wat mag een nieuw intranet kosten?

Je huidige intranet is verouderd, je wilt je interne communicatie verbeteren of je wilt de mensen binnen je organisatie sterker met elkaar verbinden: reden genoeg om op zoek te gaan naar een nieuw social intranet. Maar wat gaat zo'n intranet kosten? En nog belangrijker: wat levert het op? In deze blog lichten we toe waarom investeren in een nieuwe digitale werkplek de moeite waard is.

Concreet antwoord

Fijn, eindelijk een artikel dat concreet antwoord geeft op die prangende vraag: wat mag een intranet kosten? Nou, voor we je het idee geven je blij gemaakt te hebben met een dooie mus: dat antwoord krijg je hier niet. Simpelweg omdat er geen eenduidig antwoord is.

Op de kosten van een intranet zijn verschillende factoren van invloed. Die verschillen per organisatie. Bij Embrace hebben we het dan over factoren als:

  • organisatiegrootte;
  • intranetdoelen;
  • functionaliteiten;

Organisatiegrootte

De omvang van je organisatie is vanzelfsprekend een relevante factor. Een intranet voor 100 gebruikers heeft niet dezelfde complexiteit als een intranet voor 1000 gebruikers. Hoe groter je organisatie, hoe meer licenties – en dat heeft invloed op de prijs van je intranet.

Intranetdoelen

Wat wil je bereiken met je nieuwe intranet? Zie je het puur als een nieuwe versie van je oude intranet, of wil je er meer mee? Het behalen van intranetdoelen kost tijd, maar ook geld. Advies, begeleiding, uitbesteden of speciale functionaliteiten: de kosten zijn afhankelijk van je doelen.

Functionaliteiten

Welke functionaliteiten moet je intranet hebben? Kies je voor een standaardpakket of wil je meer? Wil je speciale functionaliteiten inzetten of laten ontwikkelen? Dergelijk maatwerk zit vaak niet bij de standaardprijs inbegrepen.

Koppelingen

Veel organisaties kiezen ervoor om het intranet als digitale werkplek in te zetten: het wordt de start van de werkdag. Via het intranet hebben medewerkers toegang tot diverse andere systemen. De kosten van een intranet zijn mede afhankelijk van het soort en aantal koppelingen met externe softwarepakketten.

Prijskaartje

Dus... hoeveel kost een intranet? Hier is helaas niet één duidelijk antwoord op. Hoeveel het intranet uiteindelijk gaat kosten hangt, in eerste instantie, af van de bovengenoemde factoren: organisatiegrote, intranetdoelen, functionaliteiten en koppelingen. Maar het is ook een combinatie van eenmalige projectkosten en jaarlijkse licentiekosten. De kosten van een intranet variëren dus per organisatie, omgeving, implementatie of project.

Bij investeren hoort nu eenmaal kosten maken. Veel interessanter: wat levert een intranet je op? Wat is de intranet ROI (Return On Investment)?

Een intranet is vaak een meerjarige investering en strategische keuze die moet passen bij de toekomstvisie, plannen en doelstellingen van jouw organisatie. Om risico’s te verminderen en om de kosten van het intranet te rechtvaardigen kun je een uitgebreide business case opstellen, doelen & KPI’s definiëren en uiteindelijk deze doelstellingen laten meten (bijvoorbeeld een 0-meting en 1-meting).

Toegang tot de schatkamer

Een intranet geeft je de beschikking over een ontelbare hoeveelheid kennis. Binnen elke organisatie is kennis aanwezig over de meest uiteenlopende onderwerpen. Ook zijn er meestal genoeg mensen met goede ideeën. Een intranet helpt je daarvan te profiteren!

"Je lost problemen sneller op en gaat productiever werken"

Maar hoe doe je dat? Hoe kom je erachter wie waar verstand van heeft? De schatkamer is er, maar de deur zit op slot.

Een intranet trapt zulke deuren open en maakt kennis en ideeën beschikbaar voor de hele organisatie. Je bespaart er veel tijd mee, lost problemen sneller op en gaat een stuk productiever werken.

Flexibele organisatie

Van 9 tot 5 achter je vaste plek in hetzelfde kantoor werken is anno 2019 niet meer vanzelfsprekend. Steeds meer organisaties kiezen voor een flexibelere aanpak. En dat betaalt zich al snel uit.

Een social intranet is het hulpmiddel bij uitstek voor zo'n flexibel opererende organisatie. Overleggen met collega's kan immers altijd en overal. Tijd-ongebonden communiceren, zoals het zo mooi heet.

Je hebt ook toegang tot je digitale werkplek als je geen computer bij de hand hebt. Zo vergroot een intranet de flexibiliteit van je medewerkers – en daarmee die van je hele organisatie.

Intern communiceren: weg met de tijdverslindende chaos

Een social intranet verbetert je interne communicatie. Bij veel organisaties vindt deze nogal altijd voor een groot deel plaats via e-mail. Dat zorgt niet zelden voor een wirwar van verschillende mailconversaties over hetzelfde onderwerp.

Tijdverspilling, onderlinge irritatie – daar zit je niet op te wachten.

Het intranet verzamelt informatie, zodat elke gebruiker onmiddellijk ziet wat er speelt. Niemand mist op deze manier nog iets – en er gaat geen tijd verloren.

Korte verbindingen

Een digitale werkplek schept mogelijkheden voor grootschalige interactie. Niet alleen tussen collega's die elkaar goed kennen en dagelijks samenwerken, maar dwars door alle lagen van de organisatie heen. Collega's die geen idee hadden van elkaars bestaan, worden via het intranet met elkaar verbonden.

Korte verbindingen zorgen ervoor dat problemen sneller opgelost worden. Zo werk je effectiever en maakt je organisatie al snel stappen voorwaarts.

Productiviteit omhoog, kosten omlaag

Zelforganisatie, projectmatig werken, agile – zomaar een paar termen die de laatste jaren in menig vergaderruimte over tafel vliegen. Een goed intranet ondersteunt deze moderne organisatievormen. Het versoepelt de communicatie tussen medewerkers, samenwerkingspartners en klanten.

"Het verkorten van de doorlooptijd van een proces scheelt aanzienlijk in je kosten"

Het verkorten van de doorlooptijd van een proces scheelt aanzienlijk in je kosten. En wanneer je op het juiste moment de mensen met de juiste kennis inschakelt, verhoog je je productiviteit.

Embrace berekende eerder al eens dat een social intranet voor een productiviteitsverhoging van 13 procent zorgt. Dat zit 'm vooral in het feit dat je minder tijd kwijt bent aan:

  • het lezen en beantwoorden van e-mails;
  • het opzoeken en verzamelen van informatie;
  • intern communiceren en samenwerken;
  • rol-specifieke taken.

Tel uit je winst!

Betrokken medewerkers als succesfactor

Betrokken medewerkers zijn per definitie betere medewerkers. Een social intranet biedt een fantastisch pakket aan mogelijkheden voor het betrekken van mensen bij je organisatie. Ook - of misschien wel juist - bij grote organisaties zorgt een intranet binnen korte tijd voor verbinding.

Heb je als organisatie verschillende vestigingen? Misschien zelfs in verschillende landen? Met een intranet creëer je de verbinding tussen collega's, ook al werken ze op grote afstand van elkaar. 'Hart voor de zaak' – om er maar eens een mooi cliché in te gooien – is een niet te onderschatten factor in het succes van een organisatie.

Wat mag jouw intranet kosten?

Bij het ontwikkelen van een intranet komt niet steeds exact hetzelfde proces kijken. Elke organisatie heeft haar eigen wensen en doelen.

Ga je voor de standaardoplossing of kies je voor maatwerk? Is het project klaar op het moment dat het intranet in gebruik genomen is, of trek je ook budget uit voor de adoptie ervan? Hoeveel ga je als organisatie zelf inrichten en wat laat je over aan de intranetleverancier?

Een lang verhaal kort: de kosten van een intranet variëren per organisatie, omgeving, implementatie of project.

Wat wil je bereiken?

Wat wil je bereiken met het social intranet? Het kan je vele voordelen opleveren: Je profiteert van interne kennis, krijgt kortere verbindingen, vergroot je flexibiliteit, verbetert je interne communicatie, verhoogt je productiviteit en krijgt ook nog eens betrokken medewerkers.

Natuurlijk is dit niet alles wat een digitale werkplek kan opleveren. In ons gratis e-book Social werkt vertellen we je veel uitgebreider welke impact een social (intranet) op jouw organisatie kan hebben.

Heb je het gevoel dat een social intranet jouw organisatie een stap verder zou kunnen brengen? Zet dan voor jezelf op een rijtje waarom je dat denkt. Wat wil je met het intranet bereiken en op welke manier zou je dat willen? Dit stappenplan intranetstrategie helpt je hierbij.

Wij kunnen je vervolgens precies vertellen wat de mogelijkheden zijn. Én de kosten!