Embrace is Social Business Software
die organisaties helpt succesvol te zijn in een
complexe en snel veranderende wereld.

Embrace social intranet functionaliteiten

Met Embrace kan jij beter (samen)werken in jouw organisatie. Wij zorgen voor overzicht in alle interne communicatie en helpen om het delen van kennis makkelijker te maken. Meer weten over alle social intranet functionaliteiten die Embrace biedt? Klik dan links op één onderwerp waar je meer over wilt weten. Enkele unieke kenmerken waar we trots op zijn:

Uitgelichte intranet features

Smoelenboek

Altijd een overzicht van iedereen
binnen je bedrijf en afdeling

Externe gebruikers

Werk samen met personen
buiten je organisatie

Single-sign-on

Eénmaal wachtwoord invoeren,
dubbele beveiliging

Organisatienieuws

Iedereen altijd up-to-date over datgene wat speelt binnen je organisatie

Taken

Interne opdrachten makkelijk uitzetten, bewaken en oplossen met je collega’s

Kennisconnector

Alle kennis op de werkvloer,
handig en bondig samengevat in één overzicht

Persoonlijke startpagina

Stel je voor: je start het social intranet op en ziet direct wat je wilt zien. Waar wordt over gesproken binnen jouw organisatie? Wat is het laatste nieuws op nu.nl? Welke collega is vandaag jarig? Met Embrace beslis je zelf wat je wel en niet ziet op jouw startpagina.

Tijdlijn

Ga in gesprek met je collega’s en deel foto’s, documenten en meer op de tijdlijn. Hierdoor blijft iedereen binnen je organisatie op de hoogte van relevant nieuws. De tijdlijn is je eigen verzameling nuttige informatie en past zich aan naar je eigen behoefte op basis van gekozen interesses.

Widgets

Bekijk in één oogopslag alles wat je moet weten. De belangrijkste widgets voor jouw organisatie staan vast. Verder bepaal je zelf wat wordt getoond. Denk bijvoorbeeld aan ‘collega’s zoeken’, ‘wereldklok’, ‘notities’ en ‘mijn applicaties’.

Social nieuwsvoorziening

Organisatienieuws dat geen collega mag missen? In het ontwerp van het intranet wordt, op basis van jullie huisstijl en wensen, een nieuwsblok meegenomen. Zodat je daar je nieuws, blogs of nieuwsbrieven kan plaatsen. Handig toch?

Profielen

Je kent het wel: je zoekt een collega op om wat te vragen, maar kan geen telefoonnummer vinden. Hoe makkelijk zou het zijn wanneer alle basisinformatie al automatisch is ingevuld? Als je daar zelf nog een leuke foto en een interessant stukje tekst aan toevoegt over wie jij bent, is iedereen blij!

Smoelenboek

Vind al je collega’s op een overzichtelijke plek. Bovendien is al deze informatie overal binnen het social intranet ontsloten: je komt altijd uit bij de juiste gegevens zoals bijvoorbeeld afdeling, expertise of telefoonnummer.

Gevulde profielen

Jouw persoonlijke gegevens kunnen automatisch worden opgehaald uit allerlei systemen zoals Active Directory of HR-systemen. Zo worden bijvoorbeeld je geboortedatum, naam, functie en e-mailadres direct overgenomen op je profielpagina.

Kennis & competenties

Laat je collega’s weten wat jouw hobby’s zijn, waar je hiervoor hebt gewerkt en welke opleidingen je hebt gevolgd. Zo kan iedereen snel de juiste persoon vinden. Gebruik bijvoorbeeld de zoekterm ‘communicatie’ en vind alle collega’s die een communicatieopleiding hebben gevolgd, communicatiecursussen hebben gevolgd of een communicatiefunctie bekleden.

Geef nog specifieker je kennisgebieden en expertiseniveau aan met de Kennisconnector van Embrace.

Zoeken

Binnen Embrace is alle informatie eenvoudig terug te vinden, of het nu gaat om een document, bericht, collega, kennispagina, reactie of foto. De resultaten kan je bovendien snel filteren op type content, auteur of datum zodat je de meest relevante informatie snel beschikbaar hebt.

Hoe vind ik wat ik zoek?

“Waar kon ik ook alweer het nieuwe ziektereglement vinden? Volgens mij was dat dit jaar aangepast…” Je typt de zoekterm ‘ziekte’ in de zoekbalk en wordt overspoeld met resultaten. Dus filteren dan maar op type, auteur en datum.
Binnen no time heb je gevonden wat je zocht, ideaal!

Op deze manier is alle content doorzoekbaar, van page tot bericht, van profiel tot reactie. Met de filterfunctie verfijn je de zoekresultaten en als je nog specifieker wilt zijn zoek je geavanceerd. Je vult dan in welke woorden je niet zoekt, of je alleen titels zoekt en of je slechts in een bepaalde zin of een van de woorden geïnteresseerd bent. Simpel hè?

De onderliggende techniek

De zoekmachine is gebaseerd op de open source search engine Apache Lucene.NET. Hiermee kunnen teksten, documenten (waaronder PDF en MS Word) en metadata full-text worden doorzocht. Dit betekent dat je tekst uit een Word document terug kan vinden in de zoekresultaten.

Wij kunnen de zoekmachine uitbreiden met externe bronnen van andere zoekmachines, zoals Enterprise SharePoint Search (Microsoft) en Google Search Appliance (Google). Dit houdt in dat er niet alleen interne, maar ook externe informatie van bijvoorbeeld Google wordt getoond in je zoekresultaten.

Chatten

Wil je een cadeautje kopen voor je jarige collega? Stuur de rest van je afdeling een privébericht in een door jou aangemaakte chatgroep. Of ga direct in gesprek met elkaar via de chatfunctie. Je wordt er automatisch van op de hoogte gebracht als je nieuwe berichten ontvangt.

Chatten via Embrace

Vanuit de zijbalk in Embrace kan je naar de chat, hiermee kan je berichten sturen naar je collega’s. Dit kunnen één-op-één gesprekken zijn, maar ook groepsgesprekken.

Skype for Business

Gebruikt jouw organisatie Skype for Business? Dan kan je dit integreren met het social intranet. Zo kanje direct bellen of chatten vanuit Embrace via Skype for Business. Ook je beschikbaarheid (bezet, afwezig, of beschikbaar) wordt getoond.

Groepen

Je sociaal intranet is een digitale werkomgeving waar alles en iedereen samenkomt, daarom is het dé plek waar mensen met elkaar werken en kennis delen. Maak open of gesloten groepen aan op basis van je afdeling, project of interesse en breng de juiste mensen bij elkaar. Werk eenvoudig samen met je in- en externe netwerk.

  • Maak zelf groepen aan en nodig collega’s en contacten uit
  • Bewerk, sla documenten op en deel foto’s
  • Maak zelf content en sla het op als page
  • Personaliseer je eigen groepspagina met relevante widgets zodat het team nog efficiënter kan samenwerken
  • Vind alle discussies en gebeurtenissen op een eigen tijdlijn

Plannen en vergaderen

Slim plannen en vergaderen. Met de planner kan je binnen een groep makkelijk afspraken inplannen, taken aanmaken en mijlpalen vastleggen voor alle teamleden.

De vergadermodule helpt je met het organiseren van een vergadering, notuleren, en houdt een overzicht bij van actiepunten en besluiten.

Externe gebruikers

Werk samen aan projecten met externe contacten. Je kan makkelijk externen uitnodigen om lid te worden van jouw groep. Externe gebruikers krijgen beperkte toegang tot Embrace. Ze zien dus alleen de gesprekken, documenten en personen, die in de groepen staan waarvan ze lid zijn.

Documenten, bestanden en versiebeheer

Verzamel alle belangrijke documenten, verslagen, afbeeldingen of video’s op één plek in je groep. Werk samen in Office documenten. Bewerk het direct online en sla het op. Weet je niet welk document je moet hebben? Je kan snel door documenten bladeren voordat je ze downloadt. Met de versiebeheerfunctie kan je ook oudere versies bekijken. Zo weet iedereen van de groep wie wat en wanneer heeft veranderd.

Kennisgids

Stel je voor: je bent met een cliënt bezig en komt een onverwachte situatie tegen. Je weet dat dit is opgenomen in een protocol, maar hoe vind je wat je zoekt? Je hebt geen laptop en je moet snel handelen.

Binnen Embrace kan je gemakkelijk via je mobiel zoeken binnen themapagina’s. Je vindt snel een antwoord op je vraag doordat documenten doorzoekbaar zijn. Ook zijn veelgestelde vragen gebundeld. Verder kan je zoeken op onderwerp of thema. De informatie is up-to-date, je kan het delen met collega’s en zelf de informatie aanvullen of bijwerken. Met versiebeheer zie je precies wie wat wanneer heeft toegevoegd. Een koppeling met iProva is ook mogelijk. Zo hoef je nooit meer lange documenten na te lezen en kan je direct vinden wat je zoekt.

Office 365

Je kan het social intranet koppelen met verschillende toepassingen van de Microsoft Office 365 pakket. Denk bijvoorbeeld aan het opslaan van documenten en groepen in SharePoint. Het bereiken via het social intranet of direct naar Skype om te chatten via Embrace. Ook kan Exchange gekoppeld worden voor actuele presentielijst en je kan direct afspraken inplannen. Tot slot zie je al je afspraken via de Outlook Widget op de Embrace startpagina.

Office Online

Via Embrace kan je Microsoft Office bestanden direct openen, bewerken en overschrijven. Zo kan je tegelijk met je collega’s online documenten bewerken en opslaan zonder PowerPoint, Word of Excel te moeten downloaden naar je eigen computer.

Exchange

Je profiel op Embrace kan voorzien worden met informatie uit de Exchange agenda. Hierdoor kan je collega’s je beschikbaarheid van de werkweek zien. Als je een afspraak hebt wordt die blauw/rood (als bezet) weergegeven.

Als je via een groep een afspraak, taak of mijlpaal aanmaakt in de Planner worden deze automatisch overgezet naar de Outlook agenda van al de leden in de groep.

SharePoint

Wij maken gebruik van de mogelijkheden van SharePoint via een eigen ontwikkelde koppeling. SharePoint is een applicatieplatform uit de Microsoft Office-server suite dat ingezet wordt als documentmanagementplatform.

Wanneer je in Embrace een groep aanmaakt, wordt er direct in SharePoint een Team Site aangemaakt. Hierbij worden de gegevens zoals: teamnaam, teamomschrijving en toegangsrechten overgezet. Hetzelfde gebeurt ook met documenten die je in Embrace upload via bijvoorbeeld het documentbeheer.

Skype for Business

Gebruikt jouw organisatie Skype for Business? Dan kan je dit integreren met Embrace. Zo kan je direct bellen of chatten via Skype met alle gebruikers van het intranet en ook je beschikbaarheid op kantoor wordt getoond.

Kennisconnector

Verberg je kennis niet! Door de Kennisconnector weet je precies wat voor kennis er in je organisatie aanwezig is. Wie de experts zijn. Maak kennisgebieden aan, laat weten wat je niveau is. Refereer de kennis van je collega’s. Hierdoor leer jij niet alleen je collega’s beter kennen, maar wordt je organisatie ook steeds slimmer.

Kennis in kaart brengen

Ben jij heel goed in het maken van PowerPoints, schrijven in het Engels of ben je een sterke community manager? Kijk dan of er al een kennisgebied binnen je organisatie is, dat aansluit bij jouw kennis en/of competenties. Niet gevonden? Geen probleem, maak een nieuw kennisgebied aan en voeg direct collega’s toe die hier ook meer van weten.

Refereren

Vind je dat je collega enorme kennis heeft van ICT? Laat dit dan anoniem weten aan de hele organisatie door het kennisgebied te refereren bij die collega. Hiermee bevestig je dat hij of zij over deze kennis beschikt. Zo krijg je inzicht in wie wat kan in je organisatie.

Experts vinden en bereiken

Bij ieder kennisgebied zie je het expertiseniveau van je collega’s en hoe vaak er op dit gebied aan hen gerefereerd is. Elk gebied dat je hebt aangegeven of waarin aan jou wordt gerefereerd, komt automatisch op je profiel te staan. Door kennisgebieden te taggen in een bericht, bereik je meteen de relevante kennishouders. Je kennisgebieden zijn ook terug te zien op jou profiel. Kennis delen was nog nooit zo simpel.

Integraties

Embrace heeft een open architectuur en is daardoor op allerlei manieren te integreren via koppelingen die we al hebben gebruikt of via maatwerkkoppelingen met organisatiespecifieke applicaties. Dit kunnen bijvoorbeeld koppelingen zijn met Office 365, maar ook met systemen die alleen jouw organisatie gebruikt.

Technische specificaties

Embrace is ontwikkeld op basis van het Microsoft ASP.NET applicatieframework. Het intranet gebruikt onder andere de volgende technieken (open standaarden) voor de uitwisseling van content en data: Webservices, REST-API, SOAP, WCF, JSON, XML, CSV, en XLSX.

Microsoftoplossingen

We kunnen met verschillende Microsoftoplossingen koppelen:

  • Exchange – zie de agenda van je collega’s op Embrace;
  • Skype for Business – start met bellen of chatten vanuit Embrace;
  • Sharepoint – sla documenten op met Sharepoint;
  • Office365 – bewerk documenten gezamenlijk online.

Wij zijn Microsoft Gold Partner. Dit betekent dat onze developers de juiste technische vaardigheden, ervaring en inzet hebben om software en applicaties te ontwikkelen.

Content Management Systemen (CMS)

Organisatienieuws, procesinformatie of facilitaire informatie op het intranet plaatsen? Gebruik hiervoor een CMS voor het verwerken van deze informatie. Embrace kan gekoppeld worden met ieder CMS, waarbij we een voorkeur hebben voor het open source CMS Umbraco. Het grote voordeel van Umbraco is de gebruikersvriendelijkheid en flexibiliteit. Het werkt simpel en intuïtief en kan daardoor zonder intensieve training of handleiding gebruikt worden. Je collega’s kunnen reageren op de content, maar niets zelf plaatsen, wijzigen of verwijderen.

Authenticatie/inloggen

Om de privacy van jou en je organisatie te kunnen garanderen, moet je inloggen om toegang te krijgen tot Embrace.

Active Directory (AD)

Doordat we koppelen met AD is het mogelijk om eenmalig in te loggen met je gegevens voor alle volgende applicaties (Single-Sign-on). Dit houdt in dat als je op een pc inlogt met jouw gegevens, je direct toegang hebt tot alle applicaties zoals Embrace sociaal intranet.

Active Directory Federation Services (ADFS)

ADFS is vergelijkbaar met Active Directory en is ook van Microsoft. Dus met ADFS hoef je ook maar één keer in te loggen voor al de volgende applicaties (Single-Sign-on).

Forms

Wanneer je organisatie geen gebruik maakt van digitale werkomgevingen, eisen applicaties een eigen inlog. Dit houdt in dat je telkens met je eigen inloggegevens inlogt op verschillende applicaties. In dit geval maken wij gebruik van het systeem Forms. Zo kun je met een afzonderlijk account veilig inloggen op Embrace.

Sectorspecifieke koppelingen

Als jij een systeem gebruikt dat je met je het intranet wilt koppelen, kunnen we samen met jou kijken naar maatwerkkoppelingen. We kunnen bijvoorbeeld een widget maken die informatie uit een ander systeem toont.

HR-/personeelssystemen

Door onze open architectuur kunnen wij met welk Human Resource-systeem dan ook koppelen, zodat jouw profiel gesynchroniseerd wordt met het betreffende programma.

Meer functionaliteiten

Social analytics

Ben je benieuwd naar hoe jullie social intranet echt gebruikt wordt? Meet het gebruik met Social Analytics. Krijg onder andere antwoord op de volgende vragen:

  • Hoeveel teams zijn er aangemaakt?
  • Hoeveel berichten zijn er in de afgelopen periode geplaatst?
  • Hoeveel wordt er gemiddeld gereageerd op een bericht?
  • Welke gebruikers plaatsen de meeste berichten?
  • Wat voor soort berichten zijn het populairst?
  • En nog veel meer!

Widgets

Een widget is een miniapplicatie met beperkte functionaliteiten, die snel toegang geeft tot belangrijke informatie. Voorbeelden zijn:

  • Favorieten
  • Collega’s zoeken
  • Verjaardagen
  • Mijn applicaties
  • Snel aan de slag
  • Extern nieuws
  • Notities

Naast een bibliotheek aan standaard widgets, kunnen we ook widgets op maat maken voor jouw organisatie.

Taken

In de plaats van de traditionele manier om taken te delegeren in je organisatie, gebruik je Social Task Management. Hiermee kunnen collega’s taken aan elkaar toewijzen en worden daardoor zelf verantwoordelijk voor het oppakken, bewaken en oplossen van die taken. Binnen een taak kan je op elkaar reageren en samen tot een oplossing komen. Je kan bijhouden welke taken openstaan, zijn afgerond of opgepakt door anderen.

Notificaties

Met een tellertje zie je of er nieuwe notificaties zijn. Ook heb je een overzicht over alle notificaties die je hebt gekregen. Je kan er ook voor kiezen om notificaties per mail te ontvangen. De verschillende notificaties zijn:

  • Vermeldingen
  • Interessante berichten
  • Uitnodigingen voor teams

Microblogs

Deel een bericht met je organisatie, afdeling, en/of team. Tag collega’s, teams en pages. Stel een vraag aan je collega’s en begin en poll. Voeg bijlages, afbeeldingen of emoji’s toe en gebruik hashtags om informatie inzichtelijker te maken. Je collega’s kunnen daarop makkelijk reageren door een reactie te plaatsen of door het bericht leuk te vinden.

Pages

Samenwerken is nu nog makkelijker met gebruik van pages. Bereid bijvoorbeeld een presentatie voor door informatie, afbeeldingen, bijlagen en video’s toe te voegen aan de page. Je collega’s kunnen makkelijk aanvullen en feedback geven. Verwijs in berichten naar de betreffende page zodat niemand informatie mist.

Single-sign-on (SSO)

Met SSO is het mogelijk om eenmalig in te loggen met je gegevens voor alle programma’s. Dit betekent dat als je op een pc inlogt met jouw gegevens, je direct toegang hebt tot alle applicaties zoals Embrace sociaal intranet.

Mobiel

Neem je werkplek met je mee! Met Embrace op mobiel zit je niet vast aan je pc. Op je smartphone kan je snel berichten sturen, collega’s zoeken en documenten delen, onderweg, thuis of bij een klant.

Embrace social intranet

Embrace social intranet

Met Embrace kan jij beter (samen)werken in jouw organisatie. Wij zorgen voor overzicht in alle interne communicatie en helpen om het delen van kennis makkelijker te maken. Meer weten over alle functionaliteiten die Embrace biedt? Klik dan op één onderwerp waar je meer over wilt weten. Enkele unieke kenmerken waar we trots op zijn:

Uitgelichte features

Smoelenboek

Altijd een overzicht van iedereen
binnen je bedrijf en afdeling

Externe gebruikers

Werk samen met personen
buiten je organisatie

Single-sign-on

Eénmaal wachtwoord invoeren,
dubbele beveiliging

Organisatienieuws

Iedereen altijd up-to-date over datgene wat speelt binnen je organisatie

Taken

Interne opdrachten makkelijk uitzetten, bewaken en oplossen met je collega’s

Kennisconnector

Alle kennis op de werkvloer,
handig en bondig samengevat in één overzicht

Persoonlijke startpagina

Persoonlijke startpagina

Stel je voor: je start het social intranet op en ziet direct wat je wilt zien. Waar wordt over gesproken binnen jouw organisatie? Wat is het laatste nieuws op nu.nl? Welke collega is vandaag jarig? Met Embrace beslis je zelf wat je wel en niet ziet op jouw startpagina.

Tijdlijn

Ga in gesprek met je collega’s en deel foto’s, documenten en meer op de tijdlijn. Hierdoor blijft iedereen binnen je organisatie op de hoogte van relevant nieuws. De tijdlijn is je eigen verzameling nuttige informatie en past zich aan naar je eigen behoefte op basis van gekozen interesses.

Widgets

Bekijk in één oogopslag alles wat je moet weten. De belangrijkste widgets voor jouw organisatie staan vast. Verder bepaal je zelf wat wordt getoond. Denk bijvoorbeeld aan ‘collega’s zoeken’, ‘wereldklok’, ‘notities’ en ‘mijn applicaties’.

Social nieuwsvoorziening

Organisatienieuws dat geen collega mag missen? In het ontwerp van het intranet wordt, op basis van jullie huisstijl en wensen, een nieuwsblok meegenomen. Zodat je daar je nieuws, blogs of nieuwsbrieven kan plaatsen. Handig toch?

Profielen

Profielen

Je kent het wel: je zoekt een collega op om wat te vragen, maar kan geen telefoonnummer vinden. Hoe makkelijk zou het zijn als alle basisinformatie al automatisch is ingevuld? Als je daar zelf nog een leuke foto en een interessant stukje tekst aan toevoegt over wie jij bent, is iedereen blij!

Smoelenboek

Vind al je collega’s op een overzichtelijke plek. Bovendien is al deze informatie overal binnen het social intranet ontsloten: je komt altijd uit bij de juiste gegevens zoals bijvoorbeeld afdeling, expertise of telefoonnummer.

Gevulde profielen

Jouw persoonlijke gegevens kunnen automatisch worden opgehaald uit allerlei systemen zoals Active Directory of HR-systemen. Zo worden bijvoorbeeld je geboortedatum, naam, functie en e-mailadres direct overgenomen op je profielpagina.

Kennis & competenties

Laat je collega’s weten wat jouw hobby’s zijn, waar je hiervoor hebt gewerkt en welke opleidingen je hebt gevolgd. Zo kan iedereen snel de juiste persoon vinden. Gebruik bijvoorbeeld de zoekterm ‘communicatie’ en vind alle collega’s die een communicatieopleiding hebben gevolgd, communicatiecursussen hebben gevolgd of een communicatiefunctie bekleden.

Geef nog specifieker je kennisgebieden en expertiseniveau aan met de Kennisconnector van Embrace.

Zoeken

Zoeken

Binnen Embrace is alle informatie eenvoudig terug te vinden, of het nu gaat om een document, bericht, collega, kennispagina, reactie of foto. De resultaten kan je bovendien snel filteren op type content, auteur of datum zodat je de meest relevante informatie snel beschikbaar hebt.

Hoe vind ik wat ik zoek?

“Waar kon ik ook alweer het nieuwe ziektereglement vinden? Volgens mij was dat dit jaar aangepast…” Je typt de zoekterm ‘ziekte’ in de zoekbalk en wordt overspoeld met resultaten. Dus filteren dan maar op type, auteur en datum.
Binnen no time heb je gevonden wat je zocht, ideaal!

Op deze manier is alle content doorzoekbaar, van page tot bericht, van profiel tot reactie. Met de filterfunctie verfijn je de zoekresultaten en als je nog specifieker wilt zijn zoek je geavanceerd. Je vult dan in welke woorden je niet zoekt, of je alleen titels zoekt en of je slechts in een bepaalde zin of een van de woorden geïnteresseerd bent. Simpel hè?

De onderliggende techniek

De zoekmachine is gebaseerd op de open source search engine Apache Lucene.NET. Hiermee kunnen teksten, documenten (waaronder PDF en MS Word) en metadata full-text worden doorzocht. Dit betekent dat je tekst uit een Word document terug kan vinden in de zoekresultaten.

Wij kunnen de zoekmachine uitbreiden met externe bronnen van andere zoekmachines, zoals Enterprise SharePoint Search (Microsoft) en Google Search Appliance (Google). Dit houdt in dat er niet alleen interne, maar ook externe informatie van bijvoorbeeld Google wordt getoond in je zoekresultaten.

Chatten

Chatten

Wil je een cadeautje kopen voor je jarige collega? Stuur de rest van je afdeling een privébericht in een door jou aangemaakte chatgroep. Of ga direct in gesprek met elkaar via de chatfunctie. Je wordt er automatisch van op de hoogte gebracht als je nieuwe berichten ontvangt.

Chatten via Embrace

Vanuit de zijbalk in Embrace kan je naar de chat, hiermee kan je berichten sturen naar je collega’s. Dit kunnen één-op-één gesprekken zijn, maar ook groepsgesprekken.

Skype for Business

Gebruikt jouw organisatie Skype for Business? Dan kan je dit integreren met het sociaal intranet. Zo kanje direct bellen of chatten vanuit Embrace via Skype for Business. Ook je beschikbaarheid (bezet, afwezig, of beschikbaar) wordt getoond.

Groepen

Groepen

Je social intranet is een digitale werkomgeving waar alles en iedereen samenkomt, daarom is het dé plek waar mensen met elkaar werken en kennis delen. Maak open of gesloten groepen aan op basis van je afdeling, project of interesse en breng de juiste mensen bij elkaar. Werk eenvoudig samen met je in- en externe netwerk.

  • Maak zelf groepen aan en nodig collega’s en contacten uit
  • Bewerk, sla documenten op en deel foto’s
  • Maak zelf content en sla het op als page
  • Personaliseer je eigen groepspagina met relevante widgets zodat het team nog efficiënter kan samenwerken
  • Vind alle discussies en gebeurtenissen op een eigen tijdlijn

Plannen en vergaderen

Slim plannen en vergaderen. Met de planner kan je binnen een groep makkelijk afspraken inplannen, taken aanmaken en mijlpalen vastleggen voor alle groepsleden.

De vergadermodule helpt je met het organiseren van een vergadering, notuleren, en houdt een overzicht bij van actiepunten en besluiten.

Externe gebruikers

Werk samen aan projecten met externe contacten. Je kan makkelijk externen uitnodigen om lid te worden van jouw groep. Externe gebruikers krijgen beperkte toegang tot Embrace. Ze zien dus alleen de gesprekken, documenten en personen, die in de groepen staan waarvan ze lid zijn.

Documenten, bestanden en versiebeheer

Verzamel alle belangrijke documenten, verslagen, afbeeldingen of video’s op één plek in je groep. Werk samen in Office documenten. Bewerk het direct online en sla het op. Weet je niet welk document je moet hebben? Je kan snel door documenten bladeren voordat je ze downloadt. Met de versiebeheerfunctie kan je ook oudere versies bekijken. Zo weet iedereen van de groep wie wat en wanneer heeft veranderd.

Kennisgids

Kennisgids

Stel je voor: je bent met een cliënt bezig en komt een onverwachte situatie tegen. Je weet dat dit is opgenomen in een protocol, maar hoe vind je wat je zoekt? Je hebt geen laptop en je moet snel handelen.

Binnen Embrace kan je gemakkelijk via je mobiel zoeken binnen themapagina’s. Je vindt snel een antwoord op je vraag doordat documenten doorzoekbaar zijn. Ook zijn veelgestelde vragen gebundeld. Verder kan je zoeken op onderwerp of thema. De informatie is up-to-date, je kan het delen met collega’s en zelf de informatie aanvullen of bijwerken. Met versiebeheer zie je precies wie wat wanneer heeft toegevoegd. Een koppeling met iProva is ook mogelijk. Zo hoef je nooit meer lange documenten na te lezen en kan je direct vinden wat je zoekt.

Office 365

Office 365

Je kan het social intranet koppelen met verschillende toepassingen van de Microsoft Office 365 pakket. Denk bijvoorbeeld aan het opslaan van documenten en groepen in SharePoint. Het bereiken via het social intranet. Direct naar Skype om te chatten via Embrace. Ook kan Exchange gekoppeld worden voor actuele presentielijst en je kan direct afspraken inplannen. Tot slot zie je al je afspraken via de Outlook Widget op de Embrace startpagina.

Office Online

Via Embrace kan je Microsoft Office bestanden direct openen, bewerken en overschrijven. Zo kan je tegelijk met je collega’s online documenten bewerken en opslaan zonder PowerPoint, Word of Excel te moeten downloaden naar je eigen computer.

Exchange

Je profiel op Embrace kan voorzien worden met informatie uit de Exchange agenda. Hierdoor kan je collega’s je beschikbaarheid van de werkweek zien. Als je een afspraak hebt wordt die blauw/rood (als bezet) weergegeven.

Als je via een groep een afspraak, taak of mijlpaal aanmaakt in de Planner worden deze automatisch overgezet naar de Outlook agenda van al de leden in de groep.

SharePoint

Wij maken gebruik van de mogelijkheden van SharePoint via een eigen ontwikkelde koppeling. SharePoint is een applicatieplatform uit de Microsoft Office-server suite dat ingezet wordt als documentmanagementplatform.

Wanneer je in Embrace een groep aanmaakt, wordt er direct in SharePoint een Team Site aangemaakt. Hierbij worden de gegevens zoals: teamnaam, teamomschrijving en toegangsrechten overgezet. Hetzelfde gebeurt ook met documenten die je in Embrace upload via bijvoorbeeld het documentbeheer.

Skype for Business

Gebruikt jouw organisatie Skype for Business? Dan kan je dit integreren met Embrace. Zo kan je direct bellen of chatten via Skype met alle gebruikers van het intranet en ook je beschikbaarheid op kantoor wordt getoond.

Kennisconnector

Kennisconnector

Verberg je kennis niet! Door de Kennisconnector weet je precies wat voor kennis er in je organisatie aanwezig is en wie de experts zijn. Maak kennisgebieden aan, laat weten wat je niveau is en refereer de kennis van je collega’s. Hierdoor leer jij niet alleen je collega’s beter kennen, maar wordt je organisatie ook steeds slimmer.

Kennis in kaart brengen

Ben jij heel goed in het maken van PowerPoints, schrijven in het Engels of ben je een sterke community manager? Kijk dan of er al een kennisgebied binnen je organisatie is, dat aansluit bij jouw kennis en/of competenties. Niet gevonden? Geen probleem, maak een nieuw kennisgebied aan en voeg direct collega’s toe die hier ook meer van weten.

Refereren

Vind je dat je collega enorme kennis heeft van ICT? Laat dit dan anoniem weten aan de hele organisatie door het kennisgebied te refereren bij die collega. Hiermee bevestig je dat hij of zij over deze kennis beschikt. Zo krijg je inzicht in wie wat kan in je organisatie.

Experts vinden en bereiken

Bij ieder kennisgebied zie je het expertiseniveau van je collega’s en hoe vaak er op dit gebied aan hen gerefereerd is. Elk gebied dat je hebt aangegeven of waarin aan jou wordt gerefereerd, komt automatisch op je profiel te staan. Door kennisgebieden te taggen in een bericht, bereik je meteen de relevante kennishouders. Kennis delen was nog nooit zo simpel.

Integraties

Integraties

Embrace heeft een open architectuur en is daardoor op allerlei manieren te integreren via koppelingen die we al hebben gebruikt of via maatwerkkoppelingen met organisatiespecifieke applicaties. Dit kunnen bijvoorbeeld koppelingen zijn met Office 365, maar ook met systemen die alleen jouw organisatie gebruikt.

Technische specificaties

Embrace is ontwikkeld op basis van het Microsoft ASP.NET applicatieframework. Het intranet gebruikt onder andere de volgende technieken (open standaarden) voor de uitwisseling van content en data: Webservices, REST-API, SOAP, WCF, JSON, XML, CSV, en XLSX.

Microsoft oplossingen

We kunnen met verschillende Microsoft oplossingen koppelen:

  • Exchange – zie de agenda van je collega’s op Embrace;
  • Skype for Business – start met bellen of chatten vanuit Embrace;
  • Sharepoint – sla documenten op met Sharepoint;
  • Office365 – bewerk documenten gezamenlijk online.

Wij zijn Microsoft Gold Partner. Dit betekent dat onze developers de juiste technische vaardigheden, ervaring en inzet hebben om software en applicaties te ontwikkelen.

Content Management Systemen (CMS)

Organisatienieuws, procesinformatie of facilitaire informatie op het intranet plaatsen? Gebruik hiervoor een CMS voor het verwerken van deze informatie. Embrace kan gekoppeld worden met ieder CMS, waarbij we een voorkeur hebben voor het open source CMS Umbraco. Het grote voordeel van Umbraco is de gebruikersvriendelijkheid en flexibiliteit. Het werkt simpel en intuïtief en kan daardoor zonder intensieve training of handleiding gebruikt worden. Je collega’s kunnen reageren op de content, maar niets zelf plaatsen, wijzigen of verwijderen.

Authenticatie/inloggen

Om de privacy van jou en je organisatie te kunnen garanderen, moet je inloggen om toegang te krijgen tot Embrace.

Active Directory (AD)

Doordat we koppelen met AD is het mogelijk om eenmalig in te loggen met je gegevens voor alle volgende applicaties (Single-Sign-on). Dit houdt in dat als je op een pc inlogt met jouw gegevens, je direct toegang hebt tot alle applicaties zoals Embrace sociaal intranet.

Active Directory Federation Services (ADFS)

ADFS is vergelijkbaar met Active Directory en is ook van Microsoft. Dus met ADFS hoef je ook maar één keer in te loggen voor al de volgende applicaties (Single-Sign-on).

Forms

Wanneer je organisatie geen gebruik maakt van digitale werkomgevingen, eisen applicaties een eigen inlog. Dit houdt in dat je telkens met je eigen inloggegevens inlogt op verschillende applicaties. In dit geval maken wij gebruik van het systeem Forms. Zo kun je met een afzonderlijk account veilig inloggen op Embrace.

Sectorspecifieke koppelingen

Als jij een systeem gebruikt dat je met je het intranet wilt koppelen, kunnen we samen met jou kijken naar maatwerkkoppelingen. We kunnen bijvoorbeeld een widget maken die informatie uit een ander systeem toont.

HR-/personeelssystemen

Door onze open architectuur kunnen wij met welk Human Resource-systeem dan ook koppelen, zodat jouw profiel gesynchroniseerd wordt met het betreffende programma.

Meer functionaliteiten

Meer functionaliteiten

Social analytics

Ben je benieuwd naar hoe jullie social intranet echt gebruikt wordt? Meet het gebruik met Social Analytics. Krijg onder andere antwoord op de volgende vragen:

  • Hoeveel teams zijn er aangemaakt?
  • Hoeveel berichten zijn er in de afgelopen periode geplaatst?
  • Hoeveel wordt er gemiddeld gereageerd op een bericht?
  • Welke gebruikers plaatsen de meeste berichten?
  • Wat voor soort berichten zijn het populairst?
  • En nog veel meer!

Widgets

Een widget is een miniapplicatie met beperkte functionaliteiten, die snel toegang geeft tot belangrijke informatie. Voorbeelden zijn:

  • Favorieten
  • Collega’s zoeken
  • Verjaardagen
  • Mijn applicaties
  • Snel aan de slag
  • Extern nieuws
  • Notities

Naast een bibliotheek aan standaard widgets, kunnen we ook widgets op maat maken voor jouw organisatie.

Taken

In de plaats van de traditionele manier om taken te delegeren in je organisatie, gebruik je Social Task Management. Hiermee kunnen collega’s taken aan elkaar toewijzen en worden daardoor zelf verantwoordelijk voor het oppakken, bewaken en oplossen van die taken. Binnen een taak kan je op elkaar reageren en samen tot een oplossing komen. Je kan bijhouden welke taken openstaan, zijn afgerond of opgepakt door anderen.

Notificaties

Met een tellertje zie je of er nieuwe notificaties zijn. Ook heb je een overzicht over alle notificaties die je hebt gekregen. Je kan er ook voor kiezen om notificaties per mail te ontvangen. De verschillende notificaties zijn:

  • Vermeldingen
  • Interessante berichten
  • Uitnodigingen voor teams

Microblogs

Deel een bericht met je organisatie, afdeling, en/of team. Tag collega’s, teams en pages. Stel een vraag aan je collega’s en begin en poll. Voeg bijlages, afbeeldingen of emoji’s toe en gebruik hashtags om informatie inzichtelijker te maken. Je collega’s kunnen daarop makkelijk reageren door een reactie te plaatsen of door het bericht leuk te vinden.

Pages

Samenwerken is nu nog makkelijker met gebruik van pages. Bereid bijvoorbeeld een presentatie voor door informatie, afbeeldingen, bijlagen en video’s toe te voegen aan de page. Je collega’s kunnen makkelijk aanvullen en feedback geven. Verwijs in berichten naar de betreffende page zodat niemand informatie mist.

Single-sign-on (SSO)

Met SSO is het mogelijk om eenmalig in te loggen met je gegevens voor alle programma’s. Dit betekent dat als je op een pc inlogt met jouw gegevens, je direct toegang hebt tot alle applicaties zoals Embrace sociaal intranet.

Mobiel

Neem je werkplek met je mee! Met Embrace op mobiel zit je niet vast aan je pc. Op je smartphone kan je snel berichten sturen, collega’s zoeken en documenten delen, onderweg, thuis of bij een klant.

Vraag een demo aan

Welke waarde hebben termen als gebruiksvriendelijk, handig, en intuïtief als je het niet kan zien?

Bepaal zelf wat je van Embrace social intranet vindt. Vraag een persoonlijke rondleiding aan met een van onze experts om erachter te komen hoe Embrace jouw organisatie op weg kan helpen.

We plannen graag een demo in voor jou en je bedrijf.