BedrijvenImplementatieKlantcases
04 december 2018

HR-dienstverlener ASAP verbindt 80 locaties via social intranet

Branche
Zakelijk
Medewerkers
420
Intranet sinds
2017
Asap verbindt via het intranet-Christel-van-den-bossche-social-intranet

HUGO, het social intranet van ASAP, draagt bij aan efficiënter werken: niet alleen worden er beduidend minder mails verstuurd, ook wordt er meer onderling gedeeld. Christel van den Bossche, ASAP business analist, vertelt in dit interview meer over hoe ze het voor elkaar hebben gekregen dat HUGO bijdraagt aan de vooraf opgestelde doelen.

Dit interview is eerder gepubliceerd in het ebook “In 7 stappen naar een succesvol social intranet

Wat was de reden om op zoek te gaan naar een social intranet?

Voorheen hadden we een statisch, top-down intranet met veel nieuwsberichten en documenten.

Zoeken door gebruikers naar een specifiek onderwerp werd hierdoor bijna onmogelijk. Dit was één van de belangrijkste redenen voor ons om te kijken naar een nieuwe intranet oplossing. Daarnaast is het sociale deel, oftewel het verbinden van collega’s, voor ons ook erg belangrijk. We werken op 80 verschillende locaties. Veel collega’s doen hetzelfde of soortgelijk werk, maar eerder konden we niet makkelijk met elkaar communiceren of content delen. Met behulp van het sociale element op het intranet hopen we samenwerken eenvoudiger te maken en communiceren laagdrempeliger. Een belangrijk uitgangspunt van het nieuwe intranet is dat de kennis die elke afzonderlijke locatie bezit beter benut en eenvoudiger gedeeld wordt.

Waarom hebben jullie voor Embrace gekozen?

In het voortraject hebben wij diverse leveranciers uitgenodigd voor kennismaking en demonstraties van het product. Daarbij hadden we een lijst met eisen opgesteld die wij hebben voorgelegd aan de leveranciers.

Uiteindelijk hebben wij gekozen voor Embrace, omdat de manier waarop Embrace implementaties aanbiedt sterk aansluit bij hoe wij het traject wilden aanvliegen. En niet te vergeten: op relatieniveau is er een duidelijke klik!

Hoe hebben jullie ervoor gezorgd dat het intranet ging leven binnen de organisatie?

We wilden alle collega’s bij het nieuwe intranet betrekken en hen nieuwsgierig maken. Bovendien wilden we dat het intranet van iedereen zou zijn. Daarom hebben we op het oude intranet een wedstrijd uitgeschreven waarbij collega’s de kans kregen een naam te bedenken voor het nieuwe intranet. Uit de vele voorstellen kozen we vijf namen waarop iedere collega kon stemmen. Uiteindelijk is het ‘Hugo’ geworden, geïnspireerd door ASAP-oprichter Hugo Peumans.

Hoe hebben jullie de livegang van Hugo aangepakt?

We hebben een introductievideo opgenomen, waarin Hugo Peumans uitlegt waar we het nieuwe intranet voor gaan gebruiken. En wat de toegevoegde waarde ervan is. We kregen hele goede reacties op die video: collega’s werden enthousiast over het intranet. We denken dat de video een bijdrage heeft geleverd aan de adoptie van het intranet. Door de video pakte Hugo zijn voorbeeldrol als manager en maakte op die manier ook duidelijk dat hij achter het concept van een social intranet staat. Daarnaast hebben we flesjes Hugo – een Italiaans aperitief – aan collega’s uitgedeeld, vergezeld met de boodschap dat het nieuwe intranet live is.

Onderwerpen die we offline in meetings bespreken, worden online op Hugo in diverse groepen opgepakt, bijgehouden en verder besproken.

Hoe zorgen jullie ervoor dat collega’s het intranet gebruiken?

Kort voor livegang hebben we een introductiemail verstuurd met de belangrijkste aandachtspunten bij het gebruik van Hugo. Daarnaast hebben we een quickguide opgesteld die we in de vorm van een A4 op elk bureau neer hebben gelegd. Ook vinden wij het als projectgroep erg belangrijk dat het management Hugo goed gebruikt: zij hebben een voorbeeldfunctie.

Sinds we HUGO gebruiken worden er duidelijk minder mails verstuurd. Het management neemt actief deel aan deze nieuwe manier van werken. Verslagen van de managementmeetings worden bijvoorbeeld niet meer verstuurd via mail. Die worden gedeeld op HUGO in de daarvoor bestemde managementgroep.

Over het algemeen kunnen we stellen dat het mailverkeer tussen de leden van een afdeling of groep drastisch verlaagd is, omdat heel veel communicatie nu via HUGO plaatsvindt. Het gaat dan over het delen van korte berichten of over het delen van documenten (bv. verslagen van vergaderingen). Deze nieuwe manier van informatie delen zorgt ervoor dat het intranet ook echt gebruikt wordt. Als onze medewerkers HUGO niet dagelijks raadplegen, dan missen ze cruciale informatie om hun job goed te doen.

Een ander voorbeeld zijn de polls die we regelmatig posten. Die polls gaan over de doorontwikkeling van één van onze core applicaties waar medewerkers dagelijks mee werken. Hierdoor hebben medewerkers inspraak in het verbeteren van deze applicatie en kunnen ze telkens hun voorkeur doorgeven over een specifieke vraag over een te ontwikkelen functionaliteit. Dit is ook een trigger om het intranet echt te gebruiken.

Hoe wordt het intranet gebruikt?

Er zijn intussen behoorlijk wat groepen aangemaakt waarin collega’s actief zijn. Het is mooi dat dingen die offline gebeuren, zoals het bespreken van een plan van aanpak of een beleid, nu ook online terugkomen. Onderwerpen die we offline in meetings bespreken, worden online op Hugo in diverse groepen opgepakt, bijgehouden en verder besproken.

Kan je in de afgelopen vier maanden ontwikkelingen zien in het gebruik?

Wat erg mooi is om te zien, is dat er meer successen worden gedeeld dan voorheen. Als we bijvoorbeeld een relatie met een nieuwe klant aangaan, wordt dat op Hugo gedeeld. Dat zorgt voor een goede sfeer en verbetert de arbeidsmoraal. Verder is het werken een stuk efficiënter geworden. Collega’s vinden nu eenvoudig informatie en documenten op Hugo en stellen elkaar gemakkelijk vragen. Hierdoor is er meer ruimte voor discussie en kennisdeling.

Collega’s vinden nu eenvoudig informatie en documenten op Hugo en stellen elkaar gemakkelijk vragen. Hierdoor is er meer ruimte voor discussie en kennisdeling.

Wat zijn jullie toekomstplannen met Hugo?

We willen graag dat Hugo de basis wordt van waaruit al het werk wordt gedaan. Hugo moet echt het vertrekpunt van de werkdag worden. Zo willen we in de toekomst verschillende primaire systemen, zoals Topdesk, aan Hugo koppelen. We willen daarnaast nog meer content van het oude intranet naar Hugo verplaatsen. In het project hebben wij de belangrijkste content pagina’s en documenten van het oude intranet overgezet.  Op dit moment verwijzen we op verschillende plekken nog met een link naar het oude intranet. Dat willen we op korte termijn graag veranderen.

Laat managers daarnaast de rol van ambassadeur vervullen, om zo draagvlak voor het intranet te creëren.

Hebben jullie nog tips voor organisaties die ook aan de slag willen met een social intranet?

Wees je ervan bewust dat het project en de implementatie richting gebruikers de nodige tijd en inspanning vergt. Dit moet je als projectgroep niet onderschatten. Maar nog veel belangrijker is het beheer en het gebruik van het intranet. Achteraf gezien hadden we in het begin meer begeleiding aan onze collega’s moeten geven. We gingen ervan uit dat iedereen Hugo zo zou gaan gebruiken. Wij waren zelf al een tijdje met het project bezig, dus voor ons was het gebruik van het nieuwe intranet vanzelfsprekend. Voor onze collega’s was dat niet het geval. Let er dus op dat je altijd vanuit het oogpunt van de gebruiker naar een nieuw intranet kijkt, en zorg ervoor dat je in het begin veel hulp biedt. Laat managers daarnaast de rol van ambassadeur vervullen, om zo draagvlak voor het intranet te creëren. Veel succes en plezier gewenst!