BedrijvenKlantcases
17 oktober 2018

Social intranet als basis voor projectmanagement bij Mecanoo

Branche
Zakelijk
Medewerkers
100+
Intranet sinds
2016

In februari 2016 lanceerde architectenbureau Mecanoo hun nieuwe social intranet. Twee jaar later, in 2018 praatten wij met senior projectmanager Martijn Meester en ICT manager Sjoerd Redel over hun social intranet.

Mecanoo architecten, opgericht in Delft in 1984, bestaat uit een multidisciplinair team uit 25 landen. De organisatie bestaat uit architecten, ingenieurs, interieurontwerpers, stedenbouwkundigen, landschapsarchitecten en architectonische technici.

Hoe gaat het nu bij Mecanoo? En hoe zetten zij het social intranet in voor projectmanagement? Ontdek het in dit interview.

"Stel in het begin concrete doelen, zodat je deze achteraf makkelijker kan meten."

Waarom zijn jullie gaan werken met een social intranet?

We waren op zoek naar een intranet met een sociaal gedeelte, dat tegelijkertijd ook de statische informatie die op ons oude intranet stond kon tonen. Ook wilden we meer interactiviteit.

In onze zoektocht naar betere informatiedeling, hebben we vooral gekeken naar de mogelijkheden om een socialer intranet te combineren met het tonen van informatie die uit een grote statische databasen komt. Vanuit dit oogpunt zijn we gaan onderzoeken wat collega’s op het nieuwe intranet zouden willen zien. Aan de hand daarvan stelden we een prioriteitenlijst op.

We hebben uiteindelijk voor Embrace gekozen. Naast dat het een goed werkend standaardproduct is, biedt het ook ruimte voor maatwerk. Hierbij kun je denken aan de integratie van onze projectinformatie en ons eigen besturingssysteem MEC-OS. In dit systeem omschrijven we hoe we werken, wat erg belangrijk is voor onze ISO-certificering.

Wat zijn jullie intranetdoelen?

Onze doelstellingen zijn het delen van kennis, het wereldwijd delen van nieuws en successen, en het bevorderen van de interactiviteit. Die doelen zijn al grotendeels behaald: we zien dat er in bepaalde groepen en tussen verschillende (internationale) vestigingen veel interactie is. Er vinden discussies plaats, collega’s delen weetjes, vragen en kennis over specifieke vraagstukken en reageren op elkaar. Door deze interactie blijven weinig vragen liggen en is de drempel om überhaupt een vraag te stellen veel kleiner geworden.

Voor ons heeft het social intranet duidelijk zijn waarde bewezen, en het blijft waarde toevoegen aan het dagelijkse werk. Mensen stellen gerichter vragen, waardoor we ook gerichter naar oplossingen zoeken. Dat maakt het werken een stuk efficiënter.

"Voor ons heeft het social intranet duidelijk zijn waarde bewezen, en het blijft waarde toevoegen aan het dagelijkse werk."

Jullie maken gebruik van de kennisconnector op het intranet. Wat is dat en hoe wordt het binnen Mecanoo ingezet?

De kennisconnector is een tool waarmee je direct kan zien wie welke kennis bezit. Je kan zoeken op kennisgebied, zoals recht, financiën of communicatie, op skills of op functietitel. Je ziet direct wie de kennishouders zijn, wat hun niveau van expertise is en of anderen dat beamen. Je hebt dus snel en eenvoudig inzicht in de kennis van je organisatie.

Binnen Mecanoo gebruiken wij de kennisconnector bij het bepalen van de bezetting bij nieuwe projecten. Door de kennisconnector te raadplegen, kunnen we projectteams makkelijker samenstellen. Zo kan de projectleider zijn team samenstellen op basis van de kwaliteiten die er binnen Mecanoo zijn. Daarbij kan hij of zij specifiek kijken naar de kwaliteiten die nodig zijn voor een bepaald project. Daarna kan het team dat de planning en bezetting maakt, kijken of diegene beschikbaar is of misschien al met een ander project bezig is.

Onze medewerkers kunnen kennisgebieden aanmaken en per kennisgebied laten weten wat hun niveau is. We kunnen elkaar ook kennisgebieden toeschrijven, en zo van elkaar leren waar we goed in zijn. Dankzij het gebruik van de kennisconnector werken we dus steeds slimmer.

Je kunt met de kennisconnector ook iemand de kans geven om ergens goed in te worden. Als mijn collega bijvoorbeeld relatief onervaren is met ons tekenprogramma, kan diegene dat aangeven. Hij of zij kan vervolgens op projecten geplaatst worden waar volop geoefend kan worden met dit programma.
We gebruiken de kennisconnector sinds augustus 2017. We staan dus nog aan het begin, maar we zien zeker groeipotentieel.

Naast de feature kennisconnector gebruiken jullie een maatwerk oplossing voor het weergeven van projecten. Hoe zit dat?

We zien het projectenoverzicht in de toekomst als een belangrijk onderdeel van Mecanoo. Het is eigenlijk een archief met alle projecten die binnen onze organisatie gerealiseerd zijn. De projectleiders beheren dit archief. Een waardevolle toevoeging hierbij is het maatwerk dat betrekking heeft op de filters en de interface van het aanpassen van de projectgegevens.

Het projectenoverzicht is een belangrijk hulpmiddel bij acquisities: we kunnen projecten uit het verleden gebruiken als showcase voor toekomstige projecten. Als er bijvoorbeeld een opdracht binnenkomt voor de bouw van een vmbo-school, kunnen we soortgelijke, in het verleden gerealiseerde projecten naar voren halen. Dat kan eenvoudig door binnen het projectenoverzicht filters te gebruiken.

Net zoals met elk systeem moeten mensen wennen aan het werken met het projectenoverzicht. Daarom is het belangrijk om tijdens het gebruik steeds te blijven belichten wat er met het projectenoverzicht allemaal mogelijk is. Op die manier nemen we collega’s mee in het proces.

Wat willen jullie nog doorontwikkelen?

Het zou mooi zijn als we het social intranet als een portaal kunnen gaan gebruiken, van waaruit we steeds onze projecten beginnen. Het intranet zou kunnen fungeren als uitgangspunt bij alles wat we doen. Dat zou zeker op de lange termijn voorkomen dat we te veel tijd kwijt zijn aan het zoeken naar documenten en informatie. Op dit moment gaat er in dat proces nog wel wat tijd verloren. Dat willen we in de toekomst effectiever doen.

"Je moet je realiseren dat een social intranet vooral na de implementatie niet vanzelf gaat werken en daarom veel beheer nodig heeft."

Hebben jullie tips voor andere organisaties die ook aan de slag gaan met een social intranet?

Het is belangrijk om te begrijpen dat de livegang niet het einde is. Sterker nog: dan begint het eigenlijk pas écht. Het is cruciaal dat het intranet levend blijft en niet na een bepaalde tijd uitdooft. Je moet steeds blijven doorontwikkelen en met veranderingen meegaan. Stel in het begin concrete doelen, zodat je deze achteraf makkelijker kan meten.

Je moet je realiseren dat een social intranet vooral na de implementatie niet vanzelf gaat werken en daarom veel beheer nodig heeft. In het ideale geval zijn er collega’s zijn die specifiek bezighouden met het verbeteren van het intranet door te luisteren naar feedback van gebruikers. Eigenlijk is het project nooit af: het gaat altijd door.